請求書の催促メールの例文とポイントを解説
公開日：2024年3月18日 更新日：2024年6月12日
納品が完了しているのに請求書が届かない場合は、取引先に連絡をして請求書を送ってもらう必要があります。メールや電話で催促することが一般的ですが、メールで催促する場合はどのような文面にすればいいのか、悩んでいる方も多いでしょう。
本記事では、請求書を催促する際のメールの例文や、催促メールを送るときのポイントを解説します。請求書の催促メールを受け取った場合の対処法も解説するので、ぜひ参考にしてください。
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TOPICS
請求書の催促が必要なケースとは
請求書の発行は、法律で義務付けられている訳ではありません。ただし、請求書は取引の記録を残し、スムーズに支払いを進めるために必要な書類です。例えば税務調査では、取引の内容や支払いの状況を証明するため、請求書を確認するケースがあります。
そのため、企業は税務調査や会計処理のために、請求書を受領しておく必要があります。 支払いの締め日が近づいているにも関わらず、請求書がまだ届いていない場合、取引先に対して請求書の発行を催促しなければなりません。
催促の方法としては、電話やメールで直接取引先に連絡し、請求書の発行を依頼することが一般的です。請求書が届かないときの対処法は、後の項目で詳しく解説します。
請求書が届かない原因は？
請求書が届かない原因として考えられるのは、社内でミスが発生しているか取引先で発行手続きが滞っているかの2つです。以下、それぞれの原因を詳しく解説します。
社内でミスが発生している
まず考えられるのは、社内でミスが発生しているケースです。例えば、請求書が社内担当者に届いたものの、保管したまま忘れ去られることがあります。主に日常的な業務の忙しさや、タスクの優先順位の決め方などが原因です。
メールや郵便で届いた請求書が、他の書類に埋もれてしまい、気付かないまま時間が経過するケースもあります。請求書が届かない場合は、一度担当者に状況を確認してみることが大切です。請求書を紛失していた場合は、再発行の手続きなどが必要になります。
取引先で発行手続きが滞っている
もう1つ考えられる原因が、取引先で発行手続きが滞っているケースです。単純なヒューマンエラーや、繁忙期や人員不足などが原因で取引先の担当者が請求書の発行を忘れてしまうなどの状況が考えられます。
請求書の発行枚数が多い場合、それぞれの請求書を処理するのに時間がかかり、発行が遅れることもあるでしょう。珍しいケースですが、請求書の誤送付や郵便トラブルによって請求書が届かないこともあります。
請求書が届かないときの対処法
請求書が届かないときの対処法としては、以下の3つがあります。
・メールで催促する
・電話で催促する
・支払いの準備を進めておく
それぞれの対処法を詳しく解説します。
メールで催促する
支払いの締め日までにまだ時間がある場合は、メールで催促することがおすすめです。電話とは異なり、双方の都合のよい時間に対応できるため、取引先にも負担をかけずに済みます。
メールの冒頭で、請求書がまだ届いていない旨を丁寧に伝え、要件を明確にします。まずは、請求書がすでに発送されているかどうかを確認し、もし発送されていなければ、請求書をいつまでに受け取りたいかを伝えましょう。
電話で催促する
メールを送って数日が経過しても連絡がない場合や、急いで請求書を送ってほしい場合には、電話で催促する方法もあります。リアルタイムでのコミュニケーションが可能で、連絡が取れれば即座に情報を整理できることが、電話による催促のメリットです。
電話でのコミュニケーションでは、声のトーンや反応が直接伝わるため、丁寧な態度を心がけてください。取引先の状況から、請求書が届くまでに時間がかかりそうな場合は、先にメールやFAXで送ってもらうように伝えるとよいでしょう。
支払いの準備を進めておく
メールや電話でもつながらない場合は、ひとまず催促をやめて支払いの準備を進めておきましょう。取引先から請求書が届かなくても、法的には支払いの義務があるからです。
請求書がなくても支払いをしなければならない根拠は、下請法（下請代金支払遅延等防止法）です。下請法では、下請代金の支払期日は「商品やサービスを受けた日から起算して60日以内」とされています（下請代金支払遅延等防止法第2条の2）。
そのため、請求書の有無や催促の結果にかかわらず、支払いの準備は進めておく必要があります。
※参考：e-GOV法令検索.「下請代金支払遅延等防止法第2条の2」
請求書の催促メールの例文
請求書の催促メールを作成する際は、例文を参考にすることがおすすめです。主に以下の2つのパターンがあります。
・締め日までに余裕がある場合
・急いで請求書が必要な場合
それぞれのパターンの例文を紹介します。
締め日までに余裕がある場合の例文
請求書の催促メールの例文は、以下のとおりです。
＜件名＞
【重要】○月分請求書の送付状況についての確認
＜本文＞
○○○○（取引先社名） 様
○○○○（担当者名） 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○○○（自社名）の○○○○（差出人名）と申します。
○月分のご請求に関しまして、本日までに請求書を確認できておりません。お手数をおかけいたしますが、発送状況をご確認いただけますでしょうか。
通常、私どもは○日頃にはご請求書を頂戴しておりますので、発送の遅れや配送上の問題があるかと思い、確認のためにご連絡いたしました。
ご多忙の中恐縮ですが、請求書がまだの場合は、○日までにお手元から送付いただけますと幸いです。期日を過ぎた場合は、翌月での支払いとなります。
本メールと行き違いで請求書をご送付いただいている場合は、ご放念くださいませ。
何かご不明な点がございましたら、私までご連絡ください。大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
急いで請求書が必要な場合の例文
急いで請求書が必要な場合の例文は、以下のとおりです。
＜件名＞
【至急】○月分請求書のご送付をお願いします。
＜本文＞
○○○○（取引先社名） 様
○○○○（担当者名） 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○○○（自社名）の○○○○（差出人名）と申します。
早速ですが、○月分の請求書につきまして、まだ弊社での受領を確認できておりません。ご多用のところ大変恐縮ではございますが、請求書の発行および送付を至急でお願いできますでしょうか。
弊社の会計処理の都合上、○日までに請求内容を確認させていただく必要がございます。可能であれば、原本に先立ち、メール（PDF形式）やFAXで請求書を先にお送りいただけますと幸いです。
請求書の確認が○日を過ぎてしまいますと、翌月での支払いとなります。
本メールと行き違いで請求書をご送付いただいている場合は、ご放念くださいませ。
何かご不明な点がございましたら、私までご連絡ください。お忙しい中大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
請求書催促メールを送るときのポイント
請求書催促メールを送るときのポイントは、以下の5点です。
・早めに連絡する
・分かりやすい件名にする
・言い回しに注意する
・入金が遅れる可能性があることを伝える
・相手に配慮した言葉を添える
それぞれのポイントを詳しく解説します。
早めに連絡する
請求書催促メールを送るときのポイントとしてまず意識したいことが、早めの連絡を心がける点です。取引先の担当者によっては、メールの確認頻度が低い場合があります。急ぎでなければそれほど問題はありませんが、締め日が近い場合は注意が必要です。
請求書の発行や送付には、取引先の内部での確認や手続きが必要な場合がほとんどです。締め日が近くなってから連絡しても、請求書が間に合わない可能性があると考えておきましょう。
分かりやすい件名にする
分かりやすい件名にすることも、請求書催促メールを送るときに意識したいポイントです。ビジネスでは日々多くのメールを受け取るため、件名が明確でないと、重要なメッセージが見過ごされる可能性があります。
具体的には【重要】や【至急】などの文言を含めることで、メールの優先度を受信者に伝えられます。本記事で紹介したメールの例文を参考にしつつ、分かりやすい件名を心がけましょう。
言い回しに注意する
言い回しに注意することも、請求書催促メールを送る際のポイントです。取引先が悪くても、取引先を責めるような言い回しをするのは厳禁です。
具体的には、「お手数をおかけしますが」「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉を付けるのがおすすめです。取引先に対する配慮が伝わり、協力を得やすくなります。
入金が遅れる可能性があることを伝える
請求書の催促メールを送る際は、入金が遅れる可能性があることを伝えることも重要です。請求書が期日までに届かない場合、支払い処理に必要な時間が確保できず、結果として入金が遅れることになります。入金が遅れる可能性は、しっかりと明記しましょう。
いつまでに届けば間に合うのか、期日を伝えることも大切です。期日を明確化すれば、取引先も請求書の送付スケジュールを調整しやすくなります。例文のように「請求書の確認が○日を過ぎてしまいますと、翌月での支払いとなります」などの文章を用いてください。
相手に配慮した言葉を添える
事務的な連絡だけでなく、相手に配慮した言葉を添えることも、請求書の催促メールを送る際に重要なポイントです。郵送の場合、送付から数日かかるケースもあります。メールの送信前に相手が請求書を送付していた場合は、行き違いになってしまいます。
上記の場合も考慮して、最後に行き違いになった場合のお詫びの文言を入れるとよいでしょう。例文の「本メールと行き違いで請求書をご送付いただいている場合はご放念くださいませ」の部分です。
催促メールが届いた場合の対処法
これまでの内容とは逆に、自分が催促メールを受け取るケースもあるかもしれません。催促メールを受けたときは、お詫びのメールを入れて早急に請求書を送付することが大切です。それぞれの対処法を詳しく解説します。
お詫びのメールを入れる
催促メールが届いた場合は、お詫びのメールを入れましょう。まずは請求書を送付しているかどうか、行き違いかどうかを確認し、もし送っていないようであれば、お詫びの文面を考えます。
文面では、何が起こったのかを簡潔に説明し、謝罪しましょう。次に請求書をいつまでに送付できるか、具体的な日付を伝えます。可能な限り早い段階での送付を約束し、取引先の不便をなるべく抑えるよう努めることが大切です。
早急に請求書を送付する
お詫びのメールを入れてから、早急に請求書を作成し、期日に間に合うように送付します。スピードはもちろん重要ですが、記載漏れなどがあるとさらに訂正の時間がかかってしまうため、ミスのないように十分注意しましょう。
前述のように郵送で送付する場合は、原本よりも先にFAXやメールなどで送付した方がよいケースもあります。インボイス対応が必要な場合、登録番号や税率ごとに区分した消費税額など、項目に漏れがないかも確認しましょう。
請求書の送付漏れを防止するには？
請求書の送付漏れを防止するには、以下のポイントを意識しましょう。
・業務フローを改善する
・社内のチェック体制を強化する
・システムを導入する
それぞれのポイントを詳しく解説します。
業務フローを改善する
請求書の送付漏れを防止するには、業務フローの改善が重要です。請求書の送付漏れが発生する原因として、書類を管理できていない可能性が考えられます。請求漏れを防止するために、請求書に通し番号を付けて管理するとよいでしょう。
書類の発行や送付状況を確認できるように、作業リストを作成することもおすすめです。「未処理」「承認済み」「発行済み」など、ステータスが分かるように管理すると、業務効率が向上します。送付リストを作成し、送付が完了した案件にチェックをすると、区別がつきやすくなります。
社内のチェック体制を強化する
社内のチェック体制を強化することも、請求書の送付漏れを防止するためのポイントです。担当者だけではミスに気付けないケースもあるため、複数人でチェックし、送付漏れなどを未然に防ぎましょう。
特に、請求書の発行枚数が多い場合や、請求書を郵送で送っている場合はミスが起こりやすいので注意が必要です。郵送の場合は、宛先の記載や封入作業の際にもミスが発生しやすいので、誤送付にならないように入念にチェックする必要があります。
システムを導入する
業務フローの改善や社内のチェック体制を強化するとともに、システムの導入を検討することも重要です。請求書の自動作成・発行・送付が可能になり、手作業による時間と労力を大幅に削減できます。
請求書を一元管理でき、発送状況が分かりやすくなるため、請求書の送付漏れ防止にもつながるでしょう。Web上で送付できるシステムであれば、郵送にかかる手間を軽減できるため、業務の効率化も期待できます。
システムの導入は請求書の送付漏れ防止に効果的
請求書の作成や送付などが可能なシステムを導入することで、請求書発行のプロセスを自動化し、送付漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。請求書が一元管理されており、発行済みの書類も検索できるため、発送状況が分かりやすいことも魅力的です。
紙ベースの請求書では、印刷から封入、郵送に至るまで多くの手間がかかります。請求書を電子化して送付すれば、ヒューマンエラーを防ぐだけでなくコストと時間を節約できるでしょう。
送信から受領までのタイムラグがないことも、システムを利用するメリットです。万一送付漏れがあっても、すぐに対応できます。自社の課題を明確化し、ニーズに合ったシステムの導入を考えましょう。
まとめ
請求書が届かない場合は、なるべく早い段階でメールや電話などで催促をすることが重要です。メールで催促をする場合は、件名を分かりやすくし、丁寧な文面になるように気を付けましょう。一方、催促メールを受信した場合は、送付漏れのお詫びをして早めに請求書を発行・送付する必要があります。
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