締日単位で発生する請求書などの発行と、そのルーティンワークに多くの人的コストを割いていませんか？郵送業務には、印刷、仕分け、封入・封かん、郵送、控えの保管、送達確認など様々な手間が潜んでいます。「郵送代行サービス」なら、課題を解決します。
財務経理部や総務部がおこなう経理業務のひとつに、注文書や請求書、納品書などの帳票を発行し取引先様へ送付するといった帳票の郵送業務があります。
これらの郵送業務には、印刷、仕分け、封入・封かん、郵送、控えの保管、送達確認など様々な手作業に時間がとられるうえに、ミスなく正確な作業を求められるため心理的なストレスを抱えながら作業を行わなければならず、担当者にとっては大きな業務負担となっているケースが多くあります。
また郵送業務には紙代や切手代の郵送コストに加え、上記の郵送業務を行う人件費もかかっており、郵送業務全体でのコスト面でも課題となっています。
郵送業務をアウトソーシングし、代行するサービスを利用することで郵送業務に関わる印刷、仕分け、封入・封かん、郵送、控えの保管、送達確認などといった負担を大幅に削減するだけでなく、費用面やその他の経理業務全体における効率化を実現できます。
| 工数削減 | 印刷、仕分け、封入・封かん、郵送といった手間のかかる作業を削減 |
|---|---|
| コスト削減 | 紙代や切手代の郵送コストと人的コストの削減 |
| 業務効率化 | 取引先様の受け取り環境を変えずに自社の業務効率化 |
| 送信手段を変えずに効率化 | 従来の郵送のまま送られてくる |
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手作業で行う郵送業務では印刷、仕分け、封入・封かん、郵送、控えの保管、送達確認など様々な手間と時間がかかってしまいますが、郵送業務をアウトソーシングし代行サービスを利用することでこれらの業務負担を削減できます。
またこうした郵送業務は特定の締日に集中することが多く、担当者の手間と負担となっていましたが、これらを郵送代行サービスで削減することで、他の業務に時間を充てられることができ、経理業務全体における業務の効率化を実現できることも大きなメリットです。
郵送代行サービスを利用することにより、郵送業務にかかる紙代や切手代の郵送コストに加え、上記の郵送業務を行う人件費の削減につながります。
財務経理部や総務部がおこなう経理業務の効率化を目的に、請求書や納品書などの帳票をデータ化しWebで送付するといった帳票のWeb配信サービスがあります。しかし、取引先様によっては紙の帳票で送付してほしい、といったニーズもいまだに多くあるため、すべての帳票配信をWeb配信に切り替えることが難しいのが現状です。
そういった取引先様ごとのニーズに応えるため、
取引先様の受け取り環境は変えずに、郵送代行サービスによってWeb化できない郵送業務の効率化を実現できます。
コクヨの@Tovasは、請求書や納品書、注文書などの帳票を、
貴社の代わりに「Web」「FAX」「郵送」でお届けする帳票配信クラウドサービスです。
毎月行っていた手作業での郵送やFAX業務を劇的に効率化し、コスト削減につなげます。
専任のコクヨ営業担当が帳票配信業務のお困りごとをヒアリング。
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