請求書の内容証明が必要なケースとは？書き方や送付方法について解説
公開日：2024年2月16日 更新日：2024年6月12日
請求書を送付しても代金を支払ってもらえない、催促をしても応じてもらえない場合は、内容証明書を送付するケースがあります。内容証明書にして送付すれば、請求内容を証明することが可能です。万が一法的措置を講じる際も、内容証明が大きく役立ちます。
本記事では、請求書の内容証明が必要なケースを詳しく解説します。内容証明書の書き方や送付方法も併せて紹介するので、請求書の未払い対応で困っている場合はぜひ参考にしてください。
ご利用件数6,000件以上！コクヨの@Tovasは帳票発行業務の改善・効率化・コスト削減を実現！
請求書の内容証明が必要なケース
請求書の内容証明が必要な状況としてよく挙げられるケースが、売掛先へ請求書を送付しても支払いがなく、催促をしても応じてもらえない場合です。内容証明書は形式が決まっており、書留郵便によって公文書として送付することが基本です。
内容証明書を送付すれば、送付した事実や日付、送付物の内容が正確に記録されます。売掛債権の時効は請求日から5年なので、それまでに内容証明を送付すれば、時効までの期間が6カ月間延長されます。
ただし現行の「短期消滅時効」に関する改正民法は、令和2年（2020年）4月1日に施行されたものです。売掛金の発生時期が2020年3月以前の場合、旧民法が適用されるため、時効は2年となります。
そもそも内容証明とは
内容証明は、差出人が請求書など郵便物の内容をあらかじめ証明しておくための制度です。法律上またはビジネス上の重要な通知、契約の解除通知、催促状などを送る際に利用されます。以下、内容証明の概要を詳しく解説します。
文書の内容を証明する制度
内容証明とは、日本郵便が一般書留で送付する文書の内容を証明するために提供しているサービスです。内容証明郵便にすれば、差出日、差出人の住所・氏名、差し出した相手の住所・氏名、文書の内容を証明できます。
内容証明は、文書の内容を写しとして保管するため、実際に差し出したときの文書の内容が分かるようになっています。ただし、あくまでも文書の存在や内容を証明するためのもので、文書の内容自体が真実かどうかを証明するものではありません。
内容証明では、文書の文字数が1枚あたり最大520文字までというルールになっています。利用する際は、内容文書と謄本2通、差出人と受取人の住所氏名を記載した封筒、郵便料金が必要です。
e内容証明（電子内容証明）とは
e内容証明（電子内容証明）は、インターネットを通じて内容証明郵便を送付できるサービスです。Wordで作成した文書をインターネット上にアップロードすれば、日本郵便が印刷・照合・封入投函して発送してくれます。
e内容証明は、紙の内容証明郵便と同等の法的効力を持ちます。印刷や郵送の他、郵便局の窓口へ出向く必要がないため、手間がかからないことがメリットです。「差出人1人」「受取人1人」で1通のe内容証明郵便を送る、かんたん差出し などのサービスもあります。
加えて、電子的に送信された文書の内容と送信記録がデジタル形式で保存されるため、紛失のリスクが低いことも大きな利点です。文書の文字数は、Wordの標準的な設定で記入した場合、1枚あたり1,500文字程度となります。
内容証明と配達証明の違い
内容証明と配達証明はサービスの名称が似ているものの、明確に異なるサービスなので、きちんと違いを理解しておきましょう。前述のとおり、内容証明は、差出人が郵便物の内容を証明するためのサービスです。
一方で配達証明とは、一般書留として送付した郵便物について、配達したことを証明するためのサービスです。郵便物がいつ相手方に届けられたか、またはいつ配達を試みたかの証明はできますが、文書の差出人や内容は証明されません。
配達証明を利用する場合、郵便物の送付後に配達した日時を証明するはがきが届くので、送付記録として残しておけます。あくまでも配達を証明するためのものなので、内容証明のように、法的な争いの際に有力な証拠として活用されるようなケースは多くありません。
内容証明郵便で文書を送る主な目的・効果
内容証明郵便で請求書などの文書を送る主な目的・効果は、以下の5点です。
・相手に心理的な圧迫を与える
・消滅時効を中断させる
・裁判の証拠にする
・確定日付を取得する
・遅延損害金を請求する
それぞれの目的・効果を詳しく解説します。
相手に心理的な圧迫を与える
内容証明郵便で文書を送る主な目的・効果として挙げられることが、相手に心理的な圧迫を与えることです。内容証明郵便で文書を送ることで、これまで支払いに応じてくれなかった場合でも、成り行きに進展が見られる可能性があります。
内容証明郵便を受領する際には押印が必要で、文書が形式的なものになっていることから、通常の郵便よりも緊迫感があります。内容によっては「裁判など法的措置に発展する可能性があること」を示せるため、差出人が真剣に支払いを求めていることを伝えられるでしょう。
消滅時効を中断させる
内容証明郵便を利用して文書を送る主な目的の1つに、消滅時効の中断があります。消滅時効とは、一定期間内に権利行使がなされない場合に、その権利を失うとされる法律上の制度です。債権に関して言えば、特定の期間内に債権者が債務者に対して債権の行使をしない場合、時効によってその権利を失う可能性があります。
前述のとおり、売掛債権は一定期間が経過すると時効が成立し、支払い義務が消滅してしまいます。しかし内容証明郵便を送付すれば、消滅時効を6カ月間中断させられるため、その間に訴訟提起の準備を進めることも可能です。
裁判の証拠にする
法的な争いに発展した場合には内容証明が有力な証拠になる点も、内容証明郵便で文書を送る際に期待できる効果です。内容証明郵便により代金の請求をしても支払いに応じてもらえない場合は、裁判に発展することもあります。裁判では、債権者（原告）が相手方（被告）に対して請求を行った事実を証明しなければなりません。
内容証明は「債権者がいつ、どのような内容で請求を行ったか」「請求書や催促状がいつ送付されたか」「請求の具体的な内容（請求額、支払い期限など）は何か」をすべて証明できます。裁判で有利に進められるため、泣き寝入りを防ぐためにも重要です。
確定日付を取得する
内容証明郵便を利用することで、確定日付を取得する効果もあります。確定日付とは、内容証明郵便を相手に送付した日に文書が存在していた事実を法的に証明することです。契約関係や債権の請求、法的通知や催告などさまざまな文書の存在を証明できるため、裁判でも有利になります。
確定日付のある文書としては、公証人が関与して作成される法的文書である、公正証書が有名です。内容証明郵便で送付した文書も、郵便局の日付印が押されるため、確定日付のあるものとして機能します。
遅延損害金を請求する
内容証明郵便で文書を送ることは、遅延損害金を請求する効果もあります。遅延損害金とは、契約に基づく金銭の支払いが遅れたときに、債務者が債権者に対して支払うべきお金です。例えば請求書の場合は、記載されている支払い期限が経過した際、相手に遅延損害金を請求できます。
支払い期限が定められていない場合でも、内容証明郵便で相当な期間を定めて請求することで、遅延損害金の請求ができるようになります。この際、遅延損害金の金額は、内容証明郵便の送達日から起算して算出されることが一般的です。
内容証明の書き方
内容証明を書く場合、字数制限や記載事項など、一定のルールが定められています。例えば字数制限を超えた文章は、受付をしてもらえないため注意が必要です。以下、用紙や字数制限、記載事項など内容証明の書き方を詳しく解説します。
内容証明を書くときの用紙
内容証明を書くときの用紙には決まりがなく、どのような用紙を使用しても問題はありません。コピー用紙にプリントアウトしたようなものや、極端な例で言えばノートの切れ端でも内容証明を書くための用紙として利用できます。ただし、内容証明は5年間保存されるため、長期間の保存に耐えられる用紙を選ぶことがおすすめです。
用紙の枚数にも制限がないため、書きたい内容が多くても問題なくすべての情報を記載できます。ただし複数枚にわたる場合は、すべてのページのつなぎ目に割印を押さなければなりません。
内容証明の字数制限
内容証明の字数制限は、縦書きか横書きかによって異なります。具体的には、以下の表のとおりです。
| 書き方 | 字数・行数制限 |
| 縦書き | ・1行20字以内、1枚26行以内 |
| 横書き | ・1行20字以内、1枚26行以内 ・1行13字以内、1枚40行以内 ・1行26字以内、1枚20行以内 |
内容証明には、その他の資料（補足説明のための図面や、返信用封筒など）を同封するのは不可能です。為替証書などの有価証券も同様に入れられないので、注意しましょう。
内容証明の記載事項
内容証明の主な記載事項は、以下のとおりです。
・表題
・通知する内容
・日付
・受取人の住所、社名、代表取締役名
・差出人の住所、社名、代表取締役名
表題は付けなくても問題ありませんが、一般的には「請求書」「催告書」などの表題を付けることが多いです。
「受取人の住所、社名、代表取締役名」に関しては、受取人が個人の場合は自宅住所、法人の場合は本店所在地を記載しましょう。表題とは異なり、差出人・受取人に関する情報は、必ず記載しなければなりません。
請求書の内容証明を送る際の通知内容
請求書の内容証明の場合は、以下のような内容を通知することが一般的です。
・請求書の日付、請求書番号、請求金額
・支払い期日までに入金がないこと
・請求金額の支払い期日
・支払いがない場合は法的措置を取る可能性があること
法的措置の記載に関しては、必ずしも書く必要はありませんが、心理的な圧迫を与える効果が期待できます。内容証明は、挨拶状などとは異なるため、時候の挨拶を書く必要はありません。用件だけを簡潔に記載しましょう。
内容証明郵便の送付方法
内容証明郵便の送付方法は、基本的に以下の3ステップです。
・送付の準備をする
・郵便局の窓口へ提出する
・配達状況を確認する
あらかじめ送付方法を理解しておくと、実際に内容証明を利用する際に慌てずに済むでしょう。それぞれのステップを細かく解説します。
送付の準備をする
まずは、内容証明郵便の送付の準備です。前述のように、文書は3部準備する必要があります。1つめが相手方に送付するもの、2つめが郵便局に保管されるもの、そして3つめが差出人自身が保管する控えです。
差出人は、3部すべての文書に署名します。法人の場合は、代表者や担当者の署名が必要です。差出人の社名を記載した後、法人印（または代表者印）を3部すべてに捺印します。2ページ以上になる場合は、ホチキスでとめて割印をしましょう。
次に、文書を入れる封筒を準備します。封筒のサイズは、文書を折り曲げずに入れられるものを選びましょう。封筒に、文書の記載と同じように受取人の住所・社名（氏名）、差出人の住所・社名を記載します。
郵便局の窓口へ提出する
内容証明郵便を取り扱っている窓口へ出向き、用意した内容証明郵便3部を提出します。内容証明郵便を取り扱っていない郵便局もあるので、事前にインターネットや電話で、内容証明郵便の取り扱いがあるかどうかを確認しましょう。
文書の受領日を正確に知りたい場合は、配達証明を同時に申し込むとよいでしょう。配達証明を付けることで、相手が文書を受け取った日が記録され、トラブルを未然に防ぎやすくなります。
提出した文書のうち1部は、郵便局で押印を受けた後、差出人の控えとして返却されます。自社に持ち帰って保管し、必要があったらすぐに参照できるようにしてください。
配達状況を確認する
日本郵便の場合、追跡サービスを利用してオンラインで内容証明郵便の配達状況を確認できます。必要があれば、送付時に受け取る送り状番号をWebサイトに入力し、現時点での配達状況をチェックしましょう。
内容証明郵便に配達証明を付けた場合、相手が文書を受領した際には配達証明書が差出人に送付されます。配達証明書は、相手が文書を受け取ったことを証明する重要な証拠となるため、大切に保管しておきましょう。
内容証明郵便が何らかの理由で返送された場合、まずはその理由を確認することが重要です。よくある理由としては、受取人の不在や住所不明、受取拒否などがあります。内容証明郵便が返送された場合、さらなる法的措置を検討するか、正確な住所を再確認して再送するなどの作業が必要です。
内容証明郵便の利用料金
内容証明郵便の利用料金は、以下のように計算されます。
利用料金＝基本料金＋一般書留の加算料金＋内容証明の加算料金
書類1枚の場合は、25g以下の定形郵便物の基本料金が84円、一般書留の加算料金が480円で、内容証明郵便の加算料金は480円です。書類が2枚以上の場合は、1枚につき290円加算されます。
なお、配達証明を付ける場合の加算料金は350円です。その他、速達や配達日指定などオプションサービスを利用した場合は、その分の料金が加算されます（いずれも2023年12月時点の料金です）。
郵便に関する料金は頻繁に改正（主に値上げ）されるため、公式サイトなどで最新情報をチェックしておくことも重要です。
まとめ
請求書を送付しても代金の支払いに応じてもらえない場合は、内容証明郵便で送付できます。内容証明郵便を送ることで、請求日や請求内容、差出人、請求先などを証拠として残しておくことが可能です。
経理部門では請求書の送付だけでなく、支払い催促や内容証明郵便の送付などの業務が発生することもあります。効率化のためには、業務フローの見直しやシステムの導入などを検討するとよいでしょう。
コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、請求書や納品書などの帳票書類を電子化して送付できるクラウドサービスです。取引先に応じて郵送やFAXでの送付も選べるため、請求書の送付にかかる業務負担を軽減できます。経理業務の効率化にぜひお役立てください。
@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）
