請求書を電子化する5つのメリットとは？システム導入の手順も紹介
公開日：2022年9月22日 更新日：2024年6月12日
環境保護活動への取組やテレワークの推進が求められ、具体的な取り組みの一環として、請求書の電子化を検討している企業も多いかもしれません。
しかし、実際に電子化するにはどこから手を付ければ良いかわからず困っていることもあるでしょう。
そこでこの記事では、請求書を電子化するメリットや注意点、手順を紹介します。電子帳票配信システムの比較のポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
TOPICS
請求書の電子化とは？
請求書の電子化とは、請求書をPDFなどの電子データで発行し、webやメールなどで送付まで行うことです。従来、請求書のやり取りは紙ベースで行うのが主流でした。つまり、印刷した請求書を月末など一定日に郵送するのが通常の流れでしたが、近年は潮目が変わっています。業務効率化やペーパーレス化を目的とし、請求書の電子化に踏み切る会社も増えてきました。
請求書の電子化が進む理由
請求書の電子化が進む理由の1つが、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法です。この改正の重要点である「電子保存の要件緩和」および「電子取引の電子データ保存義務化」の2点について解説します。
電子保存の要件緩和
請求書の電子化が進む理由の1つは、電子保存の要件緩和です。実は、従前から請求書の電子保存自体は認められてきました。ただし、事前に税務署長の承認を得たり、条件に合致したタイムスタンプの使用が必須だったり、一定の検索要件を満たさないといけなかったりと、導入には高いハードルがあったのも事実です。
しかし、改正電子帳簿保存法が施行されたことで、税務署長の事前承認は必要なくなりました。加えてタイムスタンプの要件や検索要件など、利用にあたっての要件もだいぶ緩和されたため、導入のハードルも下がっています。電子保存がしやすくなったことが追い風になり、請求書の電子化に踏み切る会社が増えたのです。
電子取引の電子データ保存義務化
もう1つ請求書の電子化の追い風になっているのが、電子データ保存の義務化です。
簡単にいうと、請求書などの電子取引データを受け取った場合は、紙に印刷して保存するのではなく、
データとして保存しなければいけません。
すでに電子データ保存の義務化は行われていますが、いきなり全面移行するのは難しいため、2023年12月31日までは宥恕措置が認められています。つまり、2023年12月31日までにデータとして保存できる体制を整えておかなければなりません。 このような事情も鑑みると、宥恕措置が終了するまでに請求書の電子化を進める企業がさらに増えていくでしょう。
請求書を電子化する方法
請求書を電子化するには、請求書をPDFに変換後にメールで送付する方法とシステムを導入する方法があります。それぞれの方法について、以下において詳しく解説します。
請求書をPDFに変換する
簡単にできるのが、請求書をPDFに変換しメールで送付する方法です 。WordやExcelなどで作成した請求書は、保存形式を指定するなどの方法で簡単にPDFに変換し、メールに添付できます。PDFは簡単に編集できないので、改ざん防止には有効です。
なお、請求書への押印は法的な義務ではないので省略できます。取引先からの請求書に押印するように要望があった場合でも、電子印鑑を使用すれば問題ありません。
システムを導入する
電子帳票配信システムを導入して請求書を電子化する方法も考えられます。電子化した請求書は、そのままWeb上で取引先に送れるので非常に便利です。
また、基幹システムや連携システムと連携すれば、請求書の作成から仕分け、配信までを自動的に実行できるのが大きな強みです。
請求書の作成を電子化する5つのメリット
請求書を電子化すると、業務の効率化やミスの減少、セキュリティ強度の向上などさまざまなメリットがあります。ここでは、電子化する5つのメリットを詳しく解説します。
請求書の発行業務を効率化できる
請求書の作成を電子化していくのは、発行業務の効率化にも役立ちます。電子帳票配信システムの機能を使いこなせば、これまで手作業で行っていた業務が自動化できるためです。従来から用いられてきた紙の請求書のように、印刷したものを確認し、封かんして郵送する必要もありません。電子帳票配信システムを通じてメール、FAX、郵送などさまざまな方法で取引先に送れます。
これまで手作業で行っていた業務が大幅に減るため、時間や手間を節約できるでしょう。
テレワークにも対応できる
電子帳票配信システムを導入して請求書を電子化する強みは、テレワークでも発揮されます。 クラウドサービス型の電子帳票配信システムであれば、Web上でのやり取りが可能です。作成した請求書の確認や承認が必要だったり、過去の請求書を確認したり する場合も、Web上の操作で簡単にできます。
取引先に請求書を送付するのもWeb上からできるので、紙の請求書を郵送するために出社する必要もありません。インターネット環境とパソコンと電子帳票配信システムがあれば、テレワークでも問題なく業務を進められるでしょう。
人為的なミスを減らせる
人為的なミスを減らせるのも、電子帳票配信システムを通じて請求書を電子化するメリットの1つです。電子帳票配信システムには、ミスを防止するための機能が充実しています。送付先ミスなどの手作業で行うと間違えがちな作業を自動化することが可能です。
ミスが起こりにくい体制を作れるため、従業員のストレスが軽減できる上に、会社の信用向上にも役立ちます。
ペーパーレス化を実現できる
請求書を電子化するわかりやすいメリットとして、ペーパーレス化の実現が挙げられます。紙の請求書を郵送する場合、印刷するために紙とインクは不可欠です。受け取った取引先でも、ファイリングをした上で保管するスペースを確保しなくてはいけません。
お金も手間もかかる上に、場所も取りますが、電子化すればこれらの問題が解決します。データで保存できるため、紙とインクもいらない上に、紙の保存スペースも必要がなくなります。
セキュリティ強度が高い
セキュリティ強度の高さも、電子帳票配信システムのメリットです。電子帳票配信システムを提供する事業者のサーバーは、不正アクセスや情報漏えいを避けるため、セキュリティ強度を高めています。簡単にデータが流出しないように工夫がされている上に、送った帳票を保存できるシステムもあります。
紙の書類のように劣化したり、災害に遭ってデータが消失したりする可能性も低いのも、大きな強みでしょう。
請求書を電子化する際の注意点
請求書の電子化は自社だけでなく、取引先にも影響するので、慎重に進めるのが重要です。また、システムを導入するとなると、相応の費用がかかります。これらの2点について、より詳しく解説しましょう。
紙の請求書を求められることがある
すべての会社に請求書の電子化が義務付けられているわけではない以上、取引先によっては請求書の電子保存を行っていない可能性もあります。その場合、従来どおり、請求書を紙で送付するように求められます。請求書の電子化を行う際は、すべての取引先に対し、電子データでの送付が可能か確認をしましょう。
システムの導入費用がかかる
電子帳票配信システムを導入する場合は、初期費用や月額料金がかかる点にも注意しましょう。具体的な費用は導入するシステムや送付数 、機能によっても異なります。
数十万円～数百万円の費用がかかるのも珍しくないため、事前に確認が必要です。できれば2～3社から話を聞き、比較検討しましょう。無料のトライアル版が用意されているなら、担当者が実際に触ってみるとより比較しやすくなります。
請求書を電子化する際の手順
電子請求書に移行する 際の一般的な手順を解説します。社内や社外に向けてやることがたくさんあるので、着実に対応しましょう。
請求書電子化のためのステップ
まずは現状の業務を棚卸し、課題・目的の整理から始めてみましょう。
【請求書電子化までのステップ】
1.現状の業務を棚卸し、課題・目的を整理する
2.課題解決に必要な事項の優先度をつける
3.いつまでに実現したいのかスケジュールを想定する
4.サービスの情報を収集する
5.比較検討し導入を決定する
案内文の送付
運用開始前に社内への案内だけでなく、取引先にも請求書を電子化することを伝え了承を得ましょう。メールや郵送で、電子化の目的および対応方法などを記載した案内文を送ってください。案内文の一例を紹介します。
段階的に運用を開始する
請求書の電子化を進める際は、段階的に運用を開始しましょう。まず、電子請求書への対応が可能な取引先のみに電子請求書を送る流れを想定してください。電子請求書への対応が難しい取引先に対しては、従前どおり郵送で請求書を送付しましょう。
定期的にヒアリングを行い、電子請求書への対応が可能という回答があれば順次切り替えを進めます。電子請求書に対応できる取引先の情報は常にアップデートし、社内で情報を共有しましょう。
電子帳票配信システムを比較する際のポイント
電子帳票配信システムの導入にあたっては、複数のシステムに関し情報収集をしましょう。具体的にどのような点に注意して比較検討すべきかを解説します。
データ連携
すでに利用している基幹システム（販売管理システムなど）と電子帳票配信システムを連携させる場合、各社に問い合わせをし、連携可能かどうか確認しましょう。
機能やサービス
電子帳票配信システムの機能やサービスの範囲は、システムによって異なります。そのため、選ぶ際は自社の課題解決に必要な事項を満たせるかを基準にします。
以下の点は十分な機能やサービスが備わっているかを判断するポイントです。
● 請求業務を自動化できる範囲
● 請求書の郵送
● 基幹システムとの連携
● 上長承認など既存の業務フローとの整合性
セキュリティ対策
十分なセキュリティ対策が施されているかも、電子帳票配信システムを選ぶ際の基準になります。請求書は顧客との取引に関する情報が盛り込まれている重要な書類です。情報漏えいや情報の改ざん、災害などによるデータの消失といったリスクに備える必要があるため、必ず確認をしましょう。
請求書の電子化に向けた準備を！
請求書を電子化すると、業務を効率化できる上に、テレワークにも対応しやすくなります。また、電子帳簿保存法が改正されたことにより、今後、企業において請求書電子化の流れはさらに加速していくでしょう。スムーズに請求書電子化を進めたいなら、クラウドサービスやシステムの導入も検討してみましょう。
コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、基幹システムとの連携が可能なクラウドサービスです。自社で利用しているシステムと連携を行い、これまでの請求業務を大幅に効率化できます。万全のセキュリティ対策も実装済みなので、情報漏えい・改ざんなどのリスクが低減でき、安心して運用が可能です。ぜひ導入をご検討ください。
@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）
