発注書作成、もう悩まない！電子化で業務を劇的に改善

発注書の作成と管理は、多くの企業にとって欠かせない日常業務です。特に2024年1月からの電子帳簿保存法改正により、電子的に発注書をやり取りする企業では、そのデータの電子保存が必須となりました。このような法改正も、業務効率化やコスト削減、働き方改革といった企業の重要課題に対応する機会となっています。本記事では、発注書業務の電子化による効率化のアプローチと、その具体的なメリットについて解説します。

発注書業務の効率化が求められる背景

デジタル時代における発注書業務の課題

電子的な取引が増加する中、発注書業務における効率化は経営課題の一つとなっています。紙の発注書の作成や保管には、作業時間の確保だけでなく、保管スペースの確保や検索の手間など、さまざまなコストが発生します。また、働き方が多様化する中で、業務の進め方を見直す必要性も高まっています。
このような状況下で、発注書業務の電子化による効率化は、経営効率を高める重要な取り組みとして注目されています。特に、人手不足や働き方改革への対応が求められる現在、業務プロセスの見直しは避けて通れない課題となっています。

発注書業務効率化のビジネス上の重要性

発注書の効率的な管理は、企業経営において複数の側面から重要性を増しています。まず、コスト面では、用紙代や印刷費、保管スペースなどの直接的なコストに加え、作業時間という人的コストの削減が可能です。実際に、電子化により発注書関連の作業時間を50%以上削減できた企業も報告されています。
また、ビジネススピードの向上も重要な要素です。取引先との迅速なやり取りや、社内承認プロセスの短縮は、企業の競争力強化に直結します。さらに、テレワークやBCP対策の観点からも、場所を問わない業務遂行を可能にする発注書の電子化は、現代のビジネス環境において不可欠な要素となっています。

発注書の電子化で得られるさまざまな効果

発注書の電子化は、業務の効率化だけでなく、さまざまな場面でメリットを生み出します。まず、データとして管理することで、過去の発注履歴をすぐに検索できたり、発注の傾向を分析したりすることができます。これにより、より良い購買管理や取引先との関係づくりにも役立てることができます。
セキュリティ面でも、電子化は大きなメリットをもたらします。パスワードや暗号化によるデータ保護、定期的なバックアップによる安全性確保など、紙の管理では難しかった高度なセキュリティ対策が可能となります。さらに、環境負荷の低減という社会的責任の観点からも、ペーパーレス化の推進は重要な意味を持ちます。

発注書業務の効率化がもたらす経営課題の解決

発注書業務の効率化は、法令対応だけでなく、多くの企業が抱える経営課題の解決にも直結します。電子化による業務効率化は、コスト削減から競争力強化まで、幅広い経営効果をもたらします。ここでは、発注書業務の効率化によって解決できる主要な経営課題について解説します。

発注書業務における人的コストと作業時間の最適化

従来の紙ベースの発注書管理では、多くの手作業が発生しています。発注書の作成から始まり、承認のための書類回付、発送作業、控えの保管、過去の発注書の検索など、それぞれの工程で担当者の貴重な時間が費やされています。これらの作業時間は、企業にとって大きな人的コストとなっているだけでなく、単純作業による疲労やミスのリスクも生んでいます。
発注書業務の効率化により、これらの作業の多くを自動化することが可能です。実際に、電子化による自動化を導入した企業では、発注書関連の作業時間を最大で70%程度削減できたという報告もあります。この時間の削減は、単なる業務効率化にとどまらず、従業員がより付加価値の高い業務に注力できる環境づくりにもつながります。

発注書の電子化による法令遵守の実現

発注書業務の効率化において、法令遵守は重要な課題です。電子帳簿保存法や下請法などの法令対応では、正確な記録の保持と適切な保管が求められます。紙の発注書では、保管期間中の紛失や破損のリスク、改ざんの証明が困難であること、監査時の検索・確認作業の煩雑さなど、多くの課題が存在します。
電子化システムの導入により、これらの課題を体系的に解決することができます。データの完全性を確保し、監査証跡を残すことで、法令遵守の実効性を高めることができます。さらに、保管スペースの問題も解消され、長期保存における管理コストも大幅に削減することが可能です。

発注書管理の最適化によるビジネス価値の創出

発注書の電子化と業務効率化は、単なる業務改善以上の価値を生み出します。電子データとして管理することで、リアルタイムでの発注状況の把握や、過去の発注履歴の瞬時の検索が可能となります。さらに、データ分析による発注傾向の可視化や、取引先ごとの発注パターンの分析など、戦略的な活用も実現できます。
特に、クラウドベースのシステムを活用することで、場所やデバイスを問わずアクセスが可能となり、テレワーク環境下での業務継続性も確保できます。これは、働き方改革の推進においても重要な要素となっています。

発注書業務効率化による企業競争力の強化

発注書業務の効率化は、より大きな文脈での競争力強化にも貢献します。発注データのリアルタイム把握により、より迅速な経営判断が可能となり、戦略的な購買管理も実現できます。また、電子データの共有により、購買部門と経理部門など、部門間の連携もスムーズになります。
さらに、定型作業の自動化により確保された時間を、取引先との関係強化や新規ビジネスの開発など、より創造的な業務に振り向けることができます。これは、企業全体の生産性向上と競争力強化につながる重要な要素となります。

発注書業務の効率化を実現する手法とその選び方

発注書業務の効率化には、さまざまなアプローチが存在します。企業の規模や業務特性に応じて最適な手法を選択することが、効率化の成功につながります。ここでは、主な効率化手法について、その特徴と選択のポイントを解説します。

発注書業務における従来型の管理手法とその課題

従来の発注書管理の主流である紙の発注書と電話回線によるFAX送信では、さまざまな非効率が生じています。送信先を一件ずつ入力する必要があり、送信ミスのリスクも高くなります。また、電話回線の制限により、大量の一斉送信時には多くの時間を要します。さらに、用紙やトナーなどの消耗品コストも企業にとって大きな負担となっています。
発注書作成ソフトウェアを導入している企業もありますが、この方法にも課題があります。確かに印刷コストは削減できますが、ソフトウェアの定期的な更新や管理が必要です。また、パソコンの故障時にはシステム全体に影響が及ぶリスクがあり、業務の継続性という観点からも不安が残ります。

発注書業務の電子化による効率化の実現方法

発注書業務の効率化において、電子化は重要な解決策となります。特にデジタルワークフローの導入により、承認プロセスを大幅に効率化できます。従来の書類回付に比べ、承認時間を最大で80%削減できた事例も報告されています。また、承認状況をリアルタイムで把握できることで、業務の透明性も向上します。
データテンプレートの活用も、効率化の重要な要素です。頻繁に使用する発注書のフォーマットを電子化し、必要事項を入力するだけで発注書を作成できる仕組みにより、作成時間を大幅に削減できます。この際、法定記載事項の漏れを防ぐチェック機能を組み込むことで、コンプライアンス面での安全性も高めることができます。

クラウドシステムによる発注書の一元管理と業務効率化

クラウドベースの発注書管理システムは、場所を問わないアクセス性を実現します。インターネット環境があれば、オフィスでもリモートワーク環境でも発注書の作成・管理が可能となります。また、データが自動的にバックアップされるため、災害時のデータ損失リスクも軽減できます。
さらに、複数の事業所や部門間でのリアルタイムな情報共有が可能となり、業務の連携がスムーズになります。例えば、発注部門と経理部門が同じデータにアクセスできることで、支払い処理などの関連業務も効率化できます。

基幹システム連携による発注書業務の自動化

最も効果的な効率化手法として、基幹システムとの連携による自動化が注目されています。API連携により、基幹システムから自動的に発注データを連携することで、手作業による入力作業を完全に排除することができます。また、発注データを基幹システムに自動で反映させることで、購買管理や在庫管理との連携も実現できます。
このような統合的なアプローチにより、発注書だけでなく、請求書や納品書なども含めた一連の業務プロセスを効率化できます。特に、取引量の多い企業では、この自動化による効果が顕著に表れ、年間の工数を大幅に削減できることが報告されています。

発注書業務の効率化に向けたシステム選定の重要ポイント

発注書業務の効率化を実現するシステムの選定は、将来の業務効率に大きな影響を与える重要な判断となります。ここでは、システム選定時の具体的な評価基準と、各観点での検討ポイントについて詳しく解説します。

発注書システム選定における基本的な評価基準

システム選定において最も重視すべき点は、初期導入の容易さです。既存の業務フローを活かしながら、スムーズに移行できることが重要です。特に基幹システムとの連携が必要な場合、大規模な改修を必要としないシステムを選択することで、導入時の混乱やコストを最小限に抑えることができます。
また、運用コストの最適化も重要な評価基準となります。導入時の初期費用に加え、月額利用料や従量課金などの運用コストを総合的に評価する必要があります。システムの規模や機能によって料金体系が異なるため、自社の利用規模に適したプランを選択することが、長期的なコスト管理において重要です。

発注書業務の電子化における法令対応機能の重要性

法令対応機能の評価では、電子帳簿保存法への対応が最も重要な要素となります。システムには、データの改ざん防止機能やタイムスタンプ機能が実装されており、7年間（または10年間）の保存要件に対応できる検索・並び替え機能が備わっている必要があります。
下請法への対応も重要な評価ポイントです。発注書の法定記載事項を確実に記録し、取引先への確実な交付を証明できる機能が求められます。また、保存期間を通じた閲覧可能性を担保する仕組みも必要です。これらの機能が充実していることで、法令遵守の実効性を高めることができます。

業務効率化を実現する機能の評価方法

基本機能の充実度を評価する際は、日常的な発注書業務の効率化に直結する機能に注目します。テンプレート作成・管理機能や一括処理機能は、作業時間の短縮に大きく貢献します。また、承認ワークフロー機能や検索・集計機能は、業務の正確性と効率性を高める重要な要素となります。
自動化機能の実装も重要な評価ポイントです。基幹システムとの連携機能やデータの自動取り込み機能により、手作業を大幅に削減できます。さらに、エラーチェック機能やレポート作成機能は、業務品質の向上に寄与します。実際に、これらの機能により発注書関連の作業時間を50%以上削減できた事例も報告されています。

システムの安全性と運用管理機能の評価

セキュリティ機能の評価は、データ保護の観点から非常に重要です。発注書には取引先との重要な情報が含まれるため、データの暗号化やアクセス権限の設定が必須となります。また、操作ログの管理やバックアップ体制も、安全な運用を実現するための重要な要素です。
運用管理機能も見落とせないポイントです。ユーザー管理機能や部門別アクセス制御により、適切な権限管理を実現できます。また、利用状況の把握機能やシステム稼働状況の監視機能は、安定した運用を支える重要な要素となります。

投資対効果を最大化するための評価アプローチ

発注書業務の効率化システムへの投資効果を評価する際は、直接的なコスト削減効果と間接的な業務改善効果の両面を考慮します。人件費の削減効果や用紙・印刷コストの削減など、定量的な効果を具体的に試算することが重要です。
さらに、業務効率化による時間短縮効果やエラー削減による品質向上効果など、定性的な改善効果も重要な評価要素となります。これらの効果を総合的に評価することで、投資に見合った適切なシステムを選定することができます。

効率的な発注書管理の実現に向けた具体的なステップ

発注書の電子化と業務効率化は、今や企業にとって避けられない課題となっています。ここでは、効率的な発注書管理を実現するための具体的なアプローチと、その実現手段について解説します。

発注書業務の効率化を実現する@Tovasの特長

コクヨが提供するクラウドベースの電子帳票配信システム「@Tovas」は、100年以上にわたる帳票取り扱いの実績を活かし、発注書をはじめとする帳票の電子化と効率的な管理を実現します。この長年の経験により培われた専門知識を基に、業界特有の課題に対する深い理解を持って、効率的な発注書業務を支援します。
電子帳簿保存法対応においては、JIIMA認証を取得しており、法令要件に準拠した確実な運用が可能です。また、「@Tovas Master+」というシステム連携モジュールにより、基幹システムの大規模な改修を必要とせず、既存システムとのスムーズな連携を実現します。これにより、導入時の負担を最小限に抑えながら、発注書業務の効率化を図ることができます。

発注書業務の効率化に向けた段階的な導入プロセス

効率的な発注書管理の実現には、段階的なアプローチが効果的です。まず現状分析の段階では、既存の発注書業務における課題を詳細に洗い出し、必要な機能を明確化します。この際、部門間での連携状況や、取引先とのやり取りの実態なども含めて、包括的な分析を行います。
システム導入の準備段階では、基幹システムとの連携方法や運用ルールの策定を進めます。特に、@Tovas Master+を活用することで、既存の業務フローを活かしながら、段階的なシステム移行が可能となります。また、社内教育の計画を立て、スムーズな運用開始に向けた準備を進めます。

発注書業務効率化の将来展望

発注書業務の電子化は、より大きな業務改革への第一歩となります。@Tovasを活用することで、発注から支払いまでの一元管理が可能となり、業務プロセス全体の可視化が実現します。さらに、蓄積されたデータを分析することで、購買戦略の最適化や取引先とのより良い関係構築にも活用できます。
このような包括的な業務改善を実現するためには、単なるシステム導入ではなく、業務プロセス全体を見据えたアプローチが重要です。@Tovasは、そのような総合的な業務改革を支援する柔軟な機能を備えており、企業の成長に合わせた段階的な機能拡張も可能です。

コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、発注書や注文書、注文請書などの帳票書類を電子化して自動配信できるクラウドサービスです。発注書の発行・送付にかかる作業時間を大幅に短縮し、コスト削減にもつながります。帳票業務の効率化を目指している場合は、ぜひご利用ください。