インターネットfaxで一斉送信するサービスの比較ポイントとは？faxシステムの選び方

FAXは現代においても多くの企業にとって身近なツールです。しかし、従来の手作業による一斉送信は、時間と労力がかかる上にミスが発生しやすく、コストも高くなりがちです。
本記事では、より効率的なFAX一斉送信の手段として、インターネットFAXサービスに焦点をあて、そのメリットや選び方について詳しく解説します。

FAXを送受信するための手段

現代では、FAX機や複合機がなくてもFAXの送受信が可能です。FAXを送受信するには、主に以下のような方法があります。
・FAX機と電話回線を使った従来の方法
・FAX専用ソフトウェア
・FAX代行サービス
・クラウド型インターネットFAX
この中でも、FAX業務の効率化やコストカットを目指す場合にはクラウド型のFAXサービスが特におすすめですが、まずはそれぞれの手段について、その特徴を解説します。

FAX機と電話回線を使った従来の方法

旧来型のFAX機器と電話回線を使用する送信方法は、一件ずつ送信先を入力したり、送信ミスがないように注意を払ったりと、時間も労力も負担のかかる作業です。
特に、一斉送信を行う場合には電話回線の制限により同時送信数が限られるため、宛先が大量であればあるほど、送信完了までに多くの時間がかかってしまいます。
加えて、トナーや用紙など消耗品にかかる費用や、送信エラーなどのトラブルへの対応しづらさもコスト増の一因となります。

FAX専用ソフトウェア

FAXモデムを接続したパソコンに専用のFAXソフトウェアをインストールし、モデムと電話回線を接続することで、パソコンを使ってFAXの送受信ができるようになります。
既存のコンピューターを利用するため、FAX機器を設置するのに比べて導入コストを抑えられるほか、PDFなどの文書データとして送受信データを管理できるため、印刷コストも削減できます。
一方、ソフトウェアを使用する場合も、データの送受信には電話回線を使用します。そのため、大量の一斉送信の際に生じる制限については、従来のFAXとほぼ変わりません。
また、定期的にソフトウェアの更新や管理が必要な点、万が一パソコン本体に故障などが生じた際には、ソフトにも影響が出てしまう可能性がある点に注意が必要です。

FAX代行サービス（アウトソーシング）

専門業者に一斉送信を委託するサービスも存在します。その名の通り、送信したい内容を業者にアウトソーシングし、業者が代理で送信業務をおこなってくれるサービスです。
自社で設備を用意したり、送信作業を一件ずつ対応したりする必要がなく、大量送信の場合には自社で行うよりも効率的なケースも少なくありません。
一方で、急な送信や変更には対応しづらいというデメリットがあるほか、機密情報を外部に委託することになるため、セキュリティリスクについても懸念が生じます。
また代行業者自身が独自の回線を保有しているというケースは少なく、このあとご紹介するインターネットFAXなど、外部のFAXサービスを利用しているのが一般的です。あえて委託しなくても、自社でこれらのサービスを利用できるという場合には、社内で完結させる方がスムーズという可能性も否定できません。

クラウド型インターネットFAX

クラウド型のFAXサービスは、インターネット回線を通じてサーバーにアクセスし、FAXの送受信を行う仕組みです。FAX機器やサーバー・モデムは不要で、パソコンとインターネットの環境だけでFAXの送受信を行うことができます。
さらに、インターネットFAXではサービス側が保有する大量のFAX回線を通してデータの送受信を行うため、その速度は社内の電話回線を使用する方法に比べて非常に高速です。ユーザーは電話回線を設置する必要がなく、インターネットを通して手軽にサービスを利用できるため、一斉送信に時間がかかるという従来の課題も解決できます。

FAXの一斉送信にはインターネットFAXがおすすめ

FAX業務を行うにはいくつかの手段がありますが、特に一斉送信時の利便性においては、大量の回線を保有しているインターネットFAXに軍配が上がります。
そのほか、コスト面や機能性などで比較してもクラウド型のインターネットFAXサービスは利点が多く、実際に近年ではさまざまなサービスが提供されています。
送受信ファイルや送信先のデータがクラウド上で管理されるため、データの取り扱いに関する規制が特に厳格な一部の企業では利用が適さないケースもありますが、FAX業務の効率化を目指す多くの企業にとっては、導入メリットの多い手段です。
ここからは、そんなインターネットFAXサービスに焦点をあて、その特徴とサービス導入時の比較ポイントについて解説します。

インターネットFAXサービスを利用するメリット

クラウド型のFAX送信サービスには、主に以下3つのメリットがあります。
・コスト削減
・送受信スピードの迅速化
・高い機能性とリアルタイム性
いずれも従来のFAX業務やその他のサービスと比較しても効率性に優れており、FAX業務のコストカットや負担削減を目指す企業にとっては非常に効果的です。

コスト削減

インターネットFAXでは、FAX専用の電話回線やFAX機、サーバーやモデムを設置する必要がないため、こうした設備にかかるコストを削減できます。
また、FAXのデータは電子文書で保存されるため、インクやコピー用紙なども消費せず、ペーパーレス化の促進にも繋がります。

送受信スピードの迅速化

インターネットFAXサービスは大量のFAX回線を保有しているため、通常の電話回線であれば制限がかかる一斉送信でもスピーディーに送信することが可能です。
特に、回線の種類を複数備えているサービスであれば、万が一通信障害などが発生した際にも代替となる回線を保有しているため、高速かつ安定した送受信が可能です。
さらに、送信先の情報もクラウド上で保存・管理できるため、1件ずつ入力する手間がかからず、その分の作業時間も短縮できます。

高い機能性とリアルタイム性

送受信そのものが迅速なことに加え、送信状況についてもインターネットを通してリアルタイムで確認できるのもインターネットFAXのメリットです。指定の宛先にFAXが届かなかったというトラブルの際にも、その原因が判明しやすく、不達の場合も即座に対応できます。
加えて、送受信したデータや送付先の情報をクラウド上で一元管理できるため、データの参照や検索の際にも便利です。
また、オフィスにいなくてもインターネット接続があればどこからでも送信可能なため、リモートワークを採用している企業にも最適で、このような利便性の高さもクラウド型の魅力といえます。

インターネットFAXサービスを選ぶ際の比較ポイント（選び方）

近年、各社からさまざまなインターネットFAXサービスが提供されています。実際にこうしたサービスを導入する際には、以下のチェックポイントを踏まえて慎重に比較すると良いでしょう。
・料金体系
・通信速度と安定性
・送受信機能や操作性
・セキュリティとサポート体制
・互換性やオプション機能

料金体系

インターネットFAXサービスの利用料金は、導入時に初期費用を支払い、導入後は月額料金がかかるという料金体系が一般的ですが、その料金は各サービスの規模や機能によってさまざまです。
これに加えて、1枚あたりの料金が設定されていたり、月間の利用配信数によって料金が変動したりと、利用状況によっても料金が細かく変わってきます。
まずは導入にあたってどの程度FAXを利用する予定なのか、また現状FAXに関してどれくらいコストをかけているのかを算出し、かけられる費用に見合ったサービスを比較検討しましょう。

通信速度と安定性

特に一斉送信をよく利用することが想定される場合、利用するサービスの通信速度については必ずチェックしておきましょう。主要なサービスでは数千規模の回線数を保持しており、送信速度を重視するのであれば、なるべく回線数の多いサービスを選ぶのがおすすめです。
また、回線の数だけではなく種類も重要です。複数の種類の回線を使用しているサービスであれば、一部の回線で通信障害などが発生した場合もサービスが完全に停止してしまうというトラブルが起きにくく、安定的にFAXの送受信を行える可能性が高まります。
一斉送信時などの通信スピードは、インターネットFAX導入における主要なメリットですので、通信速度や安定性についてはぜひ確認しておくことをおすすめします。

送受信機能や操作性

基本的な機能として確認しておくべき項目には、一度に送信可能な宛先数や送受信時のファイル形式、受信したFAXデータの保存期間などが挙げられます。また、管理画面やアドレス一覧の操作性なども実際にFAX業務を行う担当者にとって重要なポイントです。
加えて、送信予約機能や送信結果の通知機能、スマートフォンやタブレットでも利用できるかどうかなど、プラスアルファの仕様についてもチェックしておくと良いでしょう。

セキュリティとサポート体制

インターネットFAXではFAXの送受信情報が外部のクラウド上で管理されるため、そのセキュリティ性を不安に感じるという場合も多いのではないでしょうか。
基本的なセキュリティ体制として、通信が暗号化されているかどうか、またアクセス制御機能の有無などは確認しておくと安心です。加えて、万が一に備えたデータのバックアップ体制について事前にチェックしておきましょう。
また、インストール型のFAXソフトと比べて、インターネットFAXはカスタマーサポートの体制が充実しているケースが多いです。特に、各企業に合わせたプラン提案や、導入時のサポートが手厚いサービスを選ぶことで、「思っていたほど効果を得られなかった」というミスマッチの防止にも繋がります。
また、万が一のトラブル時に備えたサポート体制についても確認しておくと安心です。

互換性やオプション機能

ここまでの比較ポイントにプラスして、既存のシステムと連携できるような互換性を持つサービスでは、さらに便利にインターネットFAXを活用できます。
例えば、既存の基幹システムなどとAPI連携を行うことで、社内で保有する送信先リストや帳票などのデータから自動でFAXを送信することが可能です。
また、FAXだけでなくメールや郵送など、さまざまな形式を選択して配信できるようなサービスであれば、請求書や納品書などの帳票を一元管理できます。FAXに限らず配信業務全体のコストカットを目的とする場合は、こうしたクラウド型のサービスを選ぶことでさらなる効率化が目指せます。

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インターネットの回線のみで送受信ができ、電話回線やサーバーは不要です。大量の一斉送信でもスムーズに対応でき、相手先は通常のFAX機で受信できるため、取引先にも負担をかけません。
また、送受信の履歴を第三者的に記録・証明する「情報トレーサビリティ」を提供しているため、請求書などの帳票におけるセキュリティも安心です。
さらに、各社の帳票ツール、業務アプリケーション、基幹システムと連携し、FAX送信の自動化を実現する連携モジュールが利用できるほか、FAX以外も郵送・電子ファイルなどさまざまな送信形式に対応しています。
FAXの一斉送信をはじめとした帳票等の配信業務において、総合的なコストの削減と効率化を目指すなら、ぜひ一度ご相談ください。