【企業向け】郵送業務を効率化するには？コスト削減方法や注意点を解説

郵送業務には時間と手間がかかり、特に大量の郵便物を扱う場合は効率化が必要です。郵送業務を効率化することで、業務負担の軽減だけでなくコスト削減にもつながる可能性があります。
本記事では、郵送業務を効率化する方法を解説します。コスト削減方法や効率化する際の注意点も解説するので、郵送業務の効率化を目指している場合はぜひ参考にしてください。

郵送業務の課題と効率化の必要性

郵送業務の課題は、大きく分けて以下の3つです。

● 作業に時間がかかる
● 経費処理に手間がかかる
● 郵送コストがかかる

それぞれの課題と、効率化の必要性を解説します。

作業に時間がかかる

なぜ郵送業務の効率化が重要かというと、作業自体に時間がかかるからです。郵便物を発送するためには、まず書類を印刷し、封筒のサイズに応じて三つ折りにしたり、クリアファイルに入れたりします。目的の書類以外にも、送付状を付けることが一般的です。

次は封筒の準備です。封筒に送付先の住所と宛名を記載し、間違いがないか確認します。送付先ごとに書類を封筒に入れ、切手を貼ってポストや郵便局の窓口から郵送します。切手は、封筒に適切な料金のものを選ばなければなりません。

郵送業務は庶務の一環として行われることが一般的ですが、さまざまな作業に加えて郵送作業をこなすと、かなりの手間がかかります。送付先が多いほど、作業にも多くの時間を要するため、効率化の必要性は大きいでしょう。

経費処理に手間がかかる

郵便料金の経費処理に手間がかかることも、郵送業務の課題です。

例えばあらかじめ切手を購入し郵送の都度使用する場合は、切手の枚数を管理しておく必要があります。この場合、切手を使用するまでは「貯蔵品」として仕訳し、使用したタイミングで「通信費」として会計処理を行うことが一般的です。

また郵便料金は封書の大きさや重量によって変わってくるため、不足しないように郵送する前に必要な金額を確認する必要があります。郵便料金が不足していると、郵便物が戻ってくるか、そうでなければ受取人が不足分を支払わなければならなくなってしまいます。

上記に関連する経理処理を効率化できれば、組織としての生産性も大きく向上すると考えられます。

郵送コストがかかる

郵送業務の課題として、郵送コストの発生も重要です。郵送をするためには、紙代や印刷代、切手代がかかるため、送付先が多いほどコストがかさみます。特に切手代は2024年の10月に値上げになるため、さらに経費負担が重くなるでしょう。

2024年10月以降の郵便料金は、25グラム以下の封書が84円から110円に値上げされます。また50グラム以下の封書も、94円から110円に値上げされることが決まりました。1回の郵送につき17〜31％のコスト増となります。

昨今では社会情勢の変化が激しいこともあり、物価上昇に伴って紙代などのコストが増大するケースも考えられます。郵送業務を効率化できれば、コスト削減にもつなげられるでしょう。

参考：総務省.「郵便法施行規則の一部を改正する省令案及び民間事業者による信書の送達に関する法律施行規則の一部を改正する省令案」.
https://www.soumu.go.jp/main_content/000917847.pdf ,（参照 2024-05-22）

郵送業務を効率化するには？

郵送業務を効率化するには、以下のような方法があります。

● 自動配信サービスを利用する
● 郵送代行サービスを利用する
● 郵便制度を利用する

それぞれの方法を詳しく解説します。

自動配信サービスを利用する

クラウド型の自動配信サービスを利用すれば、指定した期日に書類を自動で送付できます。スケジュール管理が容易になり、送付のし忘れなど、ヒューマンエラーの防止に大きく役立つでしょう。

またWeb上で書類を送付できるため、印刷や封入作業も不要です。従来の郵送作業で必要とされていたさまざまな作業を自動化でき、担当者の負担軽減にもつながります。

さらには書類の発送から到着までのタイムラグが少ないことから、急いで送付したいときにも便利です。書類の保管や整理にかかる手間も軽減できるので、検索性も向上します。

郵送業務を効率化したい場合、まずはこうした自動配信サービスの利用を検討しましょう。

郵送代行サービスを利用する

郵送代行サービスとは、日常的に行う郵送業務を外部の専門業者に委託することで、業務効率を向上させられるサービスです。具体的には、書類の印刷や封入、宛名書き、切手の貼付、郵便局への持ち込みといった一連の郵送作業を代行してもらえます。

委託できる作業の範囲は業者によって異なりますが、郵送に関することだけでなく、請求書の作成や発行なども対応してもらえるケースもあります。請求書の送付漏れや誤送付など、ヒューマンエラーを削減できる可能性も高まるでしょう。

特に大量の郵送物を取り扱う場合、一括して処理してもらえるため、社員の業務負担が大きく軽減されます。

郵便制度を利用する

日本郵便が提供するサービスを利用することでも、郵送業務を効率化できる可能性があります。以下、「料金別納」「料金後納」「料金計器別納」の3つを解説します。

料金別納

料金別納郵便とは、郵便物や荷物の料金を一括で後払いできるサービスです。本来切手を貼る場所に「料金別納郵便」と表示すれば、切手を貼る手間が省けます。

料金別納の利点は、切手貼付の手間を削減し、郵送準備を簡単に行えることです。また、料金を一括で支払うことで、切手を購入する手間も省けます。それに伴って経費処理も一度に行えるため、会計業務が効率化されるでしょう。

ただし料金別納郵便を利用する際は、送付する全ての郵便物が同じ料金であることが条件で、異なる料金の郵便物を一緒に送付できない点に注意しましょう。また料金別納郵便を利用するには、最低10通以上の郵便物を一度に送付する必要があります。

※参考：郵便局.「料金別納」.
https://www.post.japanpost.jp/send/fee/how_to_pay/separate_pay/index.html ,（参照 2024-06-19）

料金後納

料金後納郵便とは、郵便料金を1カ月分まとめて支払えるサービスです。通常、郵便物に切手を貼る代わりに「料金後納郵便」と表示すれば、切手が不要になります。料金別納とは異なり、都度支払いをする必要がないことが特徴です。

料金別納と同様、切手を貼る必要がなくなるため、郵便物の準備をスムーズに行えることが主なメリットです。また月ごとにまとめて料金を支払うため、経費処理がより簡単になります。一括請求書を受け取ることで、会計業務もスムーズに行えるでしょう。

ただし料金後納郵便を利用するには、事前に取り扱い郵便局からの承認が必要です。また、毎月最低50通以上の郵便物を送る必要がある点にも注意しましょう。条件があるとはいえ、毎月大量の郵便物が発生する企業であれば利用する価値はあります。

料金計器別納

料金計器別納郵便とは、郵便料金計器を使用して郵便物に料金を表示し、その料金をまとめて後払いできるサービスです。郵便物を差し出す郵便局の事前承認を受けていれば、計器によって印字された料金表示が切手の代わりとなります。

そもそも郵便料金計器とは、切手の代わりに郵便料金スタンプを発行し、郵便物に印字するための装置です。電子スケールが一体化されていて、郵便料金を正確に計測できます。日本郵便があらかじめ指定した機種のみ利用できるため、事前に確認しましょう。

事前に切手を用意しておく必要がないため、切手の管理や購入時の仕訳も不要になることが主なメリットです。計器によって印字されたものを貼付して、直接ポストに投函できるため、郵便局の窓口へ出向く必要もなくなります。

※参考：郵便局.「料金後納」.
https://www.post.japanpost.jp/send/fee/how_to_pay/deferred_pay/index.html ,（参照 2024-06-19）.

郵送にかかるコストを削減する方法

郵送にかかるコストを削減する方法は、以下の3つです。

● 郵便物の形状を変更する
● 割引制度を利用する
● 郵便物の量を減らす

それぞれの方法を詳しく解説します。

郵便物の形状を変更する

まずは、郵便物の形状を変更する方法です。郵便物は形状によって料金が変わってくるため、料金が安い形状の郵便物に変更すればコスト削減につながります。

例えば、封書での郵送を取りやめ、圧着はがきで郵送する方法もあります。前述のように、改定後の封書では110円かかりますが、はがきであれば85円（通常料金）です。

割引制度を利用する

郵便料金の割引を受けられる制度を利用して、コストを抑える方法もあります。具体的な数はサービスや郵便局によって異なりますが、数百通以上郵送する場合は、大口割引が利用できます。条件によっては、さらに割引率がアップするでしょう。

また、事前に郵便区番号ごとに分けると料金が割引になる制度もあります。ただしそれぞれ条件があり、割引を受けるために追加で作業が発生する場合もあるため、事前に情報収集しつつよく検討することが重要です。

※参考：郵便局「大口・法人向け料金の計算」
https://www.post.japanpost.jp/business/discount/index.html ,（参照 2024-06-19）
※参考：郵便局「区分郵便物」
https://www.post.japanpost.jp/service/discount/kubun.html ,（参照 2024-06-19）

郵便物の量を減らす

郵送にかかるコストを削減する方法として、郵便物の送付先を限定し、郵便物の量を減らすことも効果的です。
例えば紙で受領したい相手には郵送し、電子データでの受領が可能な相手にはメールで送る方法があります。電子配信システムを導入すれば、請求書や納品書などの書類をWeb上で送信可能です。事前に相手に確認しておくと、顧客の利便性を損なうことなく郵便物の量を減らせるでしょう。

郵便物の量を減らせば、郵便料金だけでなく印刷代や紙代、封筒代などのコストも削減できます。加えて書類印刷や封入など、送付作業にかかる人的コスト削減にもつながるでしょう。

郵送業務の効率化とコスト削減をする際の注意点

郵送業務の効率化とコスト削減をする際の注意点としては、主に以下の3点があります。

● 効率化とコスト削減が同時に可能な方法を選ぶ
● 書類を電子化する場合はセキュリティ対策をする
● 書類を電子化する場合は電子帳簿保存法の要件に合っているか確認する

それぞれのポイントを詳しく解説します。

効率化とコスト削減が同時に可能な方法を選ぶ

郵送業務を見直すなら、業務効率化とコスト削減の両方を実現できる方法を選ぶことが重要です。自動配信サービスや代行サービスを利用する場合は、初期費用や運用費用がどのくらいかかるのか確認しましょう。

発生する費用をきちんと理解しておかなければ、効率化したいと考えて代行サービスを利用したものの、従来の方法に比べてコストが大きくなってしまうケースも考えられます。現在かかっているコストとサービス利用でかかるコストをそれぞれ割り出し、よく比較することが大切です。

料金後納郵便は、一定の効率化は見込めますが、前述のように差出票の作成や窓口への提出など別の作業が発生します。他にも、郵送と電子データでの送付が混在すると管理が煩雑になる可能性もあるなど、さまざまなリスクを想定した上で、検討してみてください。

書類を電子化する場合はセキュリティ対策をする

メール配信の採用や自動配信サービスの導入など、郵送業務の見直しに際して書類を電子化する場合は、セキュリティ対策を施すことが重要です。

メール配信をするなら、改ざんできないファイルに変換し、送付先に誤りがないか確認してから送ります。改ざん防止のためのファイル形式としては、PDFなどの形式にするのが一般的です。さらにはセキュリティを強化するため、PDFファイルにパスワードを設定する方法もあります。

自動配信サービスを導入するときは、そのシステムのセキュリティを確認することが大切です。送付した書類を保存する際も、ウイルス対策やパスワードの設定などが必要なので、事前に何をすべきかをリストアップしておきましょう。

書類を電子化する場合は電子帳簿保存法の要件に合っているか確認する

郵送業務の見直しとして書類を電子化する場合は、電子帳簿保存法の要件に合っているか確認することも重要です。請求書や納品書などの帳票書類を電子化して送るのであれば電子取引に該当するため、基本的には電子帳簿保存法の要件に従って保存しなければなりません。

自動配信システムで帳票書類を保存・管理する場合は、電子帳簿保存法に対応できるシステムを選ぶことが重要です。システムの導入を考えている場合は、まず「電子帳簿保存法に対応しているか」を軸にして、候補を洗い出しましょう。

JIIMA認証（公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会）を取得したシステムであれば、電子帳簿保存法の要件を満たしているため、選ぶ際の参考にするとよいでしょう。

※参考：国税庁「JIIMA認証情報リスト」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm ,（参照 2024-06-19）

 

【企業事例：前澤給装工業株式会社様】月間100万円以上の郵送費の削減と郵送作業の削減に成功

前澤給装工業株式会社は、取引先への納品書、請求書、領収書を合わせて月間約2万件を郵送しておりましたが、メールによるファイル送信方式とマイページのようにWeb上でいつでも帳票の授受ができる私書箱方式を自由に選択可能なコクヨのクラウド型電子帳票配信システム「@Tovas Master+」を導入。全取引先の6~7割が電子化に同意したことから大幅な郵送費の削減と郵送作業の削減に成功しました。

▼企業事例【前澤給装工業株式会社様】取引先への納品書、請求書、領収書を合わせて月間約 2 万件を郵送していたが、「@Tovas Master+」を導入し、月間100万円以上の郵送費の削減と郵送作業の削減に成功した。
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まとめ

郵送業務の効率化を目指すなら、サービスの導入や郵便制度の利用を検討するのがおすすめです。またコスト削減を目指すなら、郵便物の形状を見直したり、割引制度を利用したりする方法もあります。業務効率化とコスト削減を同時に実現するなら、郵便物を電子化して送付する方法がよいでしょう。コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、請求書や納品書などの帳票書類を電子化して送付できるクラウドサービスです。
当サービスの「アーカイブ電子帳簿保存法オプション」は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認証する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。電子帳簿保存法に対応しているシステムを探している方にもおすすめです。
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