注文書（発注書）を送るときのメール文例・注意点を解説

注文書（発注書）とは、商品や製品、サービスを発注する際に発行する取引書類です。注文書（発注書）はメールで送付するケースもありますが、ビジネスマナーを守り、トラブルを避けるためにも文面に気を遣う必要があります。相手に誤解を与えないためにも、ポイントを心得ておきましょう。

本記事では、注文書（発注書）をメールで送るときの文例や注意点を紹介します。注文・発注にかかる業務の効率化のためにも、ぜひ参考にしてください。

注文書（発注書）をメールで送ることは可能？

結論からいうと、注文書（発注書）をメールで送ることは可能です。従来、注文書（発注書）を送るには郵便やFAXが使われてきましたが、それらの方法には問題点もありました。

郵便の場合は書類の印刷や封入など、多くの作業が発生するため、作業に時間がかかり非効率です。また、FAXの場合は受領側の環境が整っていないと文字が不鮮明で読み取れないといったトラブルが生じることもあります。

しかし、メールで送れば印刷や封入の手間がかからず、文字が読めないといったトラブルを防ぐこともできます。

注文書（発注書）メールで送るときのポイント

注文書（発注書）をメールで送るときは、やり取りがスムーズになるように工夫をしましょう。ここでは、注文書（発注書）をメールで送るときのポイントを解説します。

分かりやすい件名にする

注文書（発注書）を送る際は、件名に「【発注依頼】」「【注文書送付】」など記載し、メールを受信する側が分かりやすいようにしましょう。メールを受信する側は日々大量のメールを受け取っている可能性もあるため、他のメールに埋もれない件名にすることが大切です。

件名で優先度を判断する人も少なくないため、一目で注文・発注依頼であることが分かるようにすると、見逃さずに読んでもらえる可能性が高くなります。

必要な項目を記載する

本来、注文書（発注書）は改ざんしづらいファイル形式で添付送信することが望ましいですが、実務上はメール本文で注文・発注をすることもあります。

メール本文で注文・発注する場合は、注文・発注内容が明確になるように、必要な項目を漏れなく記載することが大切です。具体例として、注文・発注メールには以下の項目を記載することが多いため、記載項目を確認しましょう。

・商品番号
・商品名
・数量
・納品希望日
・納入場所
・発注者名

注文書（発注書）への押印は必須ではない

注文書（発注書）への押印は法的な有効性を左右するものではないため、押印はなくても問題ありません。しかし、押印があったほうが会社で発行された正式な文書として相手方に認めてもらいやすいため、社内の方針として注文書（発注書）に押印をする会社も多く見受けられます。

メールで送る注文書（発注書）に押印する際は、便宜的に電子印鑑を使用するケースもあります。取引先から注文書（発注書）に押印するよう要望があった場合は、電子印鑑での対応が可能か確認しましょう。

注文書（発注書）はPDF化して添付する

注文書（発注書）は、内容を変更できないようにPDF化して送ることが一般的です。WordやExcelファイルのまま送付すると、内容を簡単に書き換えることが可能なため好ましくありません。

また、万一誤送信があった場合に備えて、メールで重要な書類を送る場合はある程度複雑なパスワードを設定することが重要です。単純なパスワードは類推される可能性があるため注意しましょう。加えて、情報漏えいを防ぐためにも、設定したパスワードは別のメールで送るのが一般的です。

注文書（発注書）をメールで送るときの文例

注文書（発注書）をメールで送るときは、ビジネスマナーを意識することが大切です。ここでは、注文書（発注書）をメールで送るときの文例を紹介します。あくまで一例であるため、状況に応じて適宜調整してください。

メール本文で注文・発注する場合

メール本文で注文・発注する場合の文例は以下の通りです。

注文書（発注書）を添付する場合

次に、メールにPDFファイルなどで注文書（発注書）を添付する場合の文例を紹介します。

注文書（発注書）のメールを受け取ったときの対応方法

ここまでは、自社が注文書（発注書）を送る側だった場合の対応を説明しました。逆に、自社が注文書（発注書）を受け取る側だった場合は、どのように対応を進めれば良いかについても詳しく解説します。

受注した旨を伝える

注文・発注メールを受け取ったら、可及的速やかに受注した旨を伝える返信をすることが必要です。注文・発注メールを受け取ったまま返信をせずにいると、相手は注文・発注が確定したのかどうか分からないため、基本的に返信は必須です。

また注文・発注メールに返信をする際は、件名を必ず変えることも重要なポイントです。この場合も、分かりやすい件名を使いましょう。例えば、「■■ご注文の御礼（〇〇株式会社 担当△△）」といったように、感謝やお礼が伝わる件名にしても良いです。

出荷状況を記載する

注文・発注メールの返信を受け取った相手は、商品がいつ頃届くのかを把握しておきたいと考えるケースも多いでしょう。そのため、返信メールには注文・発注のお礼を伝えるとともに、現在の在庫や出荷状況などを伝えることが重要です。

また発送日や納品日が確定した場合、その日付をメールで連絡するのが好ましい対応です。返信メールを送る際に、発注書（注文書）に対し、受注側が承諾の意思を示すために発注請書（注文請書）を送付することもあります。

返信する際の文例

自社が注文を受ける側だった場合を想定し、発注・受注に対する返信メールの文例を紹介します。

注文書（発注書）をメールで送るメリット

注文書（発注書）をメールで送ると、業務の効率化やコスト削減などさまざまなメリットがあります。ここでは具体的にどのようなメリットがあるのかを詳しく解説します。

瞬時に送受信できる

注文書（発注書）をメールで送付すれば、郵便よりも早く送受信することが可能です。郵便の場合、先方に届くまでに数日かかります。大規模な企業では窓口担当を別途設けており、紙の注文書（発注書）が担当者の手元に届くまでに、さらに1～2日程度かかるようなケースもあるでしょう。

その点、メールであればタイムラグはほとんどないため、急ぎの注文・発注でもすぐに対応できます。さらには、紙に印刷して封入する手間もなくなることから、業務効率の向上にもつながります。

ペーパーレス化できる

メールで注文書（発注書）を送る場合、書類を作成した後は印刷せずに電子データのまま送付できることがメリットです。また電子データのまま保存できるため、送付する側・受領する側ともに印刷やファイリングの必要がありません。検索性が向上し、必要な書類を探すときもあまり手間がかからなくなります。

紙の注文書（発注書）の場合、送付するには紙に印刷する必要があります。また紙の注文書（発注書）を受け取った側は紙のままファイリングするか、スキャナで読み込んで保存することになるため、その作業に手間がかかることがデメリットです。

トラブル防止につながる

注文書（発注書）をメールで送ることは、トラブル防止にもつながります。郵送やFAXの場合、先述の通り窓口が担当者以外のケースも考えられるため、書類が相手に届いたかどうか確認しなければなりません。

しかし、メールであれば基本的には書類が直接担当者に届くため、送付時のトラブルを未然に防ぐことが可能です。送信履歴を確認すれば注文・発注した証拠が残るため、トラブルが起きたときも対処しやすくなります。万が一注文・発注内容にミスがあった場合にも、すぐに対応が可能となります。

コスト削減につながる

冒頭で述べた通り、メールで注文書（発注書）を送ることは、コスト削減にもつながります。注文書（発注書）を郵送する場合、書類を印刷する紙代やインク代、郵送代がかかります。書類を受け取る側にも、ファイルや保管スペースにかかるコストが発生します。1件当たりのコストは少額でも、年間で見ればかなりの出費です。

メール添付であれば、これらのコストはかかりません。注文書（発注書）の量が多いほどコスト削減の効果が見込めます。

テレワークに対応しやすい

注文書（発注書）をメールで送ることのメリットとして、テレワークへの対応のしやすさも挙げられます。

近年ではテレワークを導入している企業が増え、オフィス以外の場所で仕事をする人も増えてきました。しかし紙の書類は基本的に送付する側のオフィスから送付し、受領する側のオフィスに届くため、テレワークに対応しづらいのが実状です。

一方メールで注文書（発注書）を送付する場合は、オフィス以外の場所からでも送受信が可能になるため、双方が出社していなくとも取り引きを進められます。

注文書（発注書）をメールで送る際の注意点

注文書（発注書）をメールで送ると非常に便利ですが、注意すべき点もあります。具体的にどのような点に注意すべきかを解説するので、注文書（発注書）のメール送付を実施する前に確認しておきましょう。

取引先の了承を得る

注文書（発注書）をメールで送る場合は、事前に取引先の了承を得ておくことが大切です。取引先の企業によっては、メールでの注文受付に対応していないケースもあります。このような場合は、従来通り郵便やFAXで注文書（発注書）を送る必要があります。

またメールでの注文受付に対応できる体制は整っていても、これまで郵送やFAXで注文・発注していた場合は、相手が気付かない可能性もあります。特に初めて注文・発注メールを送る場合は、事前に電話などで相手に連絡しておいたほうが安心です。

セキュリティ対策をする

注文書（発注書）をメールで送る場合は、送付する側・受領する側双方のセキュリティ対策が必要不可欠です。メールの誤送信、ウイルスやマルウェアの感染などによる情報漏えいのリスクがあるため、セキュリティ対策を怠ると深刻なトラブルに発展する可能性もあります。

注文書（発注書）を含め、業務に関連する文書をメールでやり取りする際は、パスワードの設定やウイルス対策ソフトの導入など、セキュリティ対策を検討しましょう。

書類は電子データのまま保管する

注文書（発注書）など取引に関する書類をメールで送付した場合は、書類の控えを電子データのまま保管する必要があります。取引書類を受け取った場合も同様です。

注文書（発注書）を電子データで送受信することは電子取引に該当し、電子帳簿保存法により、証憑を電子データのまま保管することが義務付けられています。そのため、電子データを保管する際は、紙に印刷するのではなく、電子帳簿保存法の要件に従って保管しなければなりません。

参考：国税庁.「電子取引関係」

【企業事例：株式会社ティービーアイ様】注文書のFAX送信をPDFファイル送信に全面シフト。業務負担の大幅削減とガバナンス強化を実現

これまでFAXで進めていた注文書（発注書）のやり取りをPDFファイルの送信に全面的に切り替えたことで、業務負担の大幅な削減とガバナンス強化を達成した事例をご紹介します。

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▼導入事例【株式会社ティービーアイ様】
注文書のFAX送信をPDFファイル送信に全面シフト。業務負担の大幅削減とガバナンス強化を実現

まとめ

注文書（送付書）はメールに添付して送付することも可能ですが、送付する際は事前に取引先の了承を得た上で、分かりやすい件名・文面にして送りましょう。メール送付にすると注文書（発注書）を電子データで瞬時に送受信できるため、業務効率化やコスト削減につながる可能性があります。ただし、トラブル回避のためにはセキュリティ対策や電子帳簿保存法への対応が必要です。

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@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）