FAX送付状の書き方と例文を紹介

FAXを送る際は、送付状を添えることが一般的なビジネスマナーになっています。送付状とは、送付先となる相手に対し、送付した書類を確認してもらうために送るものです。送付状を一緒に送ることで、万一書類の送付漏れや送信ミスなどがあった場合にいち早く対応できます。

この記事では、FAX送付状とはどのような書類なのか、FAX送付状の書き方や例文について紹介します。書類の送付を効率化する方法として、電子データで送信する方法も紹介するので、参考にしてください。

FAX送付状とは

FAX送付状とは、FAXを送信する際に添付する案内状のようなもので、ビジネスでFAXを送る際は送付状を付けることが一般的です。FAX送付状には以下のような役割があります。

・送り先や送り主を伝える
・あいさつ状として使う
・FAXの要件や内容を知らせる
・FAXの送付枚数を知らせる
・FAXの送付日時を伝える
・書類の内容を補足する

FAX送付状は、必ず付けなければいけないものではありません。しかし、FAX送付状を付けることで、誰から送られてきた書類なのかを明確にすることができます。送付漏れや誤送付があった場合に、すぐに対応することが可能です。

FAX送付状の文面は基本的に自由に作成できますが、上記の目的を意識した上で作成すると良いでしょう。

FAX送付状の作成方法

FAX送付状はサイズや書き方が決まっているわけではありません。しかし、一般的にA4サイズで作成されることが多くなっています。また作成はパソコンでも手書きでも可能です。FAX送付状の基本的な作成方法について、以下の2点に絞ってポイントを解説します。

用紙サイズはA4が一般的

FAXで使用される用紙サイズはA4が一般的です。基本的にA3やA5などA4以外の原稿にも対応できますが、送受信の際にはA4に変換されます。このような事情があるため、FAX送付状もA4で作成することが多くなっています。

ビジネス文書はA4やA3サイズで作成されることが多いため、A4以外のサイズでFAX送付状を作成するのはあまりおすすめできません。送付する書類と同じサイズにした方が、送付する際の操作もしやすいでしょう。

サイズ混合でも送信はできますが、送信する際の操作が複雑になったり、途中で原稿が詰まったりするなどトラブルを招くおそれがあります。

パソコンまたは手書きで作成

FAXの送付状はパソコンまたは手書きで作成します。あらかじめテンプレートを用意しておけば、必要な情報を入力するだけで済むので手間がかかりません。またパソコンを使用できないときや急いで送りたいときなどは、手書きで送付状を作成することもできます。

ただし、手書きの場合でも送付先とのコミュニケーションミスなどトラブルを回避するために、必要な項目は漏れなく記載しましょう。誤字脱字にも注意が必要です。

FAX送付状に記載する項目

FAX送付状に記載する項目は決まっていません。ただし、送付先に正しく情報を伝えるには、以下の項目を設けることがおすすめです。

・送信先の宛名
・送信元の情報
・送信年月日
・あいさつ文
・送付枚数
・送付内容

ここでは、それぞれの項目の詳細を解説します。

送信先の宛名

送付状には送信先の会社名や部署名、担当者名などを記載します。例えば、「〇〇株式会社営業第一部 ■■様」などと記載することが一般的です。FAXが先方の担当者に直接届くとは限らないため、担当者名まで記載しておくと本人に届きやすくなります。

なお、メールや手紙など他のコミュニケーション手段と同様、相手の名前を間違えないように注意が必要です。事前に送付先の部署名や担当者名を確認し、送信先の宛名を間違えないようにしましょう。

送信元の情報

送信元の情報として、会社名や部署名、住所、担当者名、電話番号、FAX番号などを記載しましょう。手紙やメールなど他の文書によるコミュニケーションと同じで、送信元の情報がないと、どこから送られてきた書類なのか見当がつかない場合があるためです。

書類の内容やこれまでのやり取りで担当者を把握できることもありますが、状況次第では先方の担当者に書類が届かない原因になりかねません。また送信元の情報を記載しておくと、書類に不備があった場合もすぐに連絡できます。

送信年月日

送り状には送信年月日を書きましょう。FAXは電話やメールとは異なり、書類を送付した後すぐに確認してもらえるとは限りません。FAXを受け取った人が先方の担当者に渡しそびれることもあります。

FAXに保存されている送受信履歴を見ればいつ送られてきたかは確認できますが、送付状にも書いておきましょう。特に、先方への提出期限が設けられている書類の場合は、期日までに対応したことを証明するために役立ちます。

あいさつ文

FAXの送付状には、ビジネス用のあいさつ文を添えることが一般的となっています。特に送付先が取引先など企業の外部関係者である場合、ビジネスマナーとして「拝啓」などの頭語や「敬具」などの結語を付けることが多いでしょう。

ただし、FAX送付状には季節のあいさつや起こし言葉はあまり使いません。また社内で送る場合は「お疲れ様です」など、ビジネスチャットやメールでの連絡に準じたあいさつでも問題ないでしょう。

送付枚数

「全5枚」など、FAXで送る書類の枚数を記載することも大切です。先方がFAXを受信する途中で通信障害や用紙切れなどが発生すると、すべての書類を受信できないことがあります。この場合、送付枚数の記載がなければ受信できなかった書類の有無が確認できなくなってしまう可能性があります。

送付枚数を記載しておけば、万一受信できなかった書類があった際に気付きやすいでしょう。相手が書類の不足を把握しやすくなるので、トラブルを防ぐためにも重要な情報となります。

送付内容

FAXで送信した文書の概要を、送付内容として記載することもあります。先述のとおり、FAXを受け取る人は先方の担当者とは限らないため、適切に受け渡しができるように配慮することも重要です。

送付状で書類の内容が把握できれば「これは〇〇さんに渡せば大丈夫」と受け取った人も理解してくれるので、担当者にスムーズに届けられます。この場合、文章よりも箇条書きを使った方が内容を把握しやすい傾向にあります。相手に分かりやすく伝わるよう工夫しましょう。

FAX送付状の書き方

FAX送付状の書き方は企業によってルールが設けられていることがあり、テンプレートを用意しているケースも多いでしょう。しかし、テンプレートがない場合は、自分で作成する必要があります。ここでは、FAX送付状の書き方を紹介します。

FAX送付状のテンプレート

FAX送付状は、あらかじめテンプレートを作っておくのがおすすめです。必要な項目を記載する欄を設けておくことで、必要となった際に簡単に作成できるようになります。テンプレートの一例を紹介します。

FAX送付状の例文

FAX送付状の文面は送付相手や内容に応じて、都度適切な文章を記載しましょう。「略式の文面」と「頭語と結語を使ったフォーマルな文面」の例をそれぞれ紹介します。

＜略式の文面＞

＜頭語と結語を使ったフォーマルな文面＞

FAXを送信する際の注意点

FAXを送信すること自体はそれほど難しくありませんが、細かい点に気を付けないとコミュニケーションにミスが生じ、思いがけないトラブルにつながります。ここでは、具体的な注意点について詳しく解説します。

1枚目に送付状を送る

FAX送付状には、FAXを送信する際の案内状や表紙のような役割があります。そのため、FAXを送る際は送付状を1枚目にして送付するのが一般的です。1枚目に送ることで、相手は送信内容や送信枚数などが確認しやすくなり、送付状としての役割を果たせます。

ただし、送付する相手があらかじめ書類の枚数や内容を把握している場合は、送付状なしで問題ないケースもあります。例えば、FAXを送る直前にメールや電話などで、送付する書類の枚数や内容を伝えた場合です。送付状を付けない場合は、1枚目の原稿に宛名や発信者名を記載するなど、簡単な形で済ませて構いません。

FAX番号を間違えないようにする

FAX番号の間違いには十分気を付けましょう。間違えて送信してしまうと相手方にFAXが届かないだけでなく、情報漏えいにつながる恐れがあるため要注意です。登録した宛先に送るのではなく送信先の番号を手入力する場合は、押し間違えるリスクが高いので、特に注意しなければなりません。

例えば送信ボタンを押す前に、FAX番号に間違いがないか他の人にチェックしてもらうと良いでしょう。また頻繁にFAXを送信する宛先があるなら、事前に登録しておくとミスを防げます。

枚数が多いときは事前に相手の了承を得る

送付枚数が多いときは、事前に相手の了承を得ておきましょう。FAXで受信した書類を出力する際は、送付先の用紙を使用することになるため、紙代やインク代もかかります。

あまりに枚数が多くなりそうな場合は、書類をスキャンしたデータをメールやビジネスチャットで送信するなど、他の方法も検討する必要があります。目安としては一度に5枚以上の枚数を送る場合、相手に電話をしておいた方が良いでしょう。

細かい文字や図などは使わない

FAXで送信する書類に、細かい文字や図を使うことはできるだけ避けましょう。受信先となるFAXの性能にもよりますが、FAXでは細かい文字や図が鮮明に印刷されないことも多いためです。文字や図、写真などがつぶれて内容が確認できなくなる恐れがあるので、できるだけシンプルで分かりやすい文書にしましょう。

文字や図、写真を使った文書を送りたい場合は、郵送やメール、ビジネスチャットなど他の手段を検討することをおすすめいたします。

FAX以外の方法も検討する

FAX以外の方法で書類を送信することも検討しましょう。FAXで書類を送る場合、書類の印刷や送付状の作成などに手間がかかります。

またFAXは担当者に直接送れないため、担当者にきちんと届いたかどうかを、送信後に電話などで確認する必要があります。さらには、万が一誤送信した場合は情報漏えいのリスクもあることから、重要な書類を送ることには向いていません。

先方の了承が得られそうな場合は、書類の内容に応じて、メールや郵送などFAX以外の方法で送ることも検討しましょう。

FAX送信を電子化するメリット

相手先によってはメールやビジネスチャットでの送信が難しいこともあるため、FAXを選ばざるを得ないことも考えられます。そのような場合、FAX送信を電子化することでさまざまなメリットがあるので、必要に応じて導入を検討しましょう。

コストを削減できる

FAXの送信を電子化すれば、コストを削減できます。一般のFAXは電話回線を利用して音声データに変換して送信するため、送信時には電話料金を払わなければなりません。料金は契約内容や契約プラン、距離や時間帯、データによって決まるため、送り方次第では高額の電話料金が発生します。

しかしFAXを電子化すれば、インターネット回線を通じた電子データとして送受信できるため、FAXの送信にかかる料金を大幅に節約することが可能です。

さまざまな場所から送信できる

FAXの送信を電子化すれば、効率的に書類を送信できます。自宅や外出先などオフィス以外の場所からも書類が送信できるので、テレワークや出張時にも対応しやすくなり、効率的に書類を送信できるようになるでしょう。また一括送信も可能なので、大量のデータを送る場合でも時間がかからないことが、大きなメリットです。

業務を効率化できる

FAXを送信するためには、書類を印刷したり、送付状を作成したりといった作業を行わなければなりません。これらには手間と時間がかかるので、業務を効率化するためにもできるだけ省きたいところです。

電子データのまま送付すれば、印刷や送付状作成の手間が省けるので、業務効率化にもつながります。紙の書類は、送信した後に保管または処分する手間もかかります。一方、電子データであれば、そのままの状態で保管や検索が可能です。

【企業事例：株式会社大水様】「クラウドFAX」の導入で、システム運用業務、帳票郵送業務を大幅に効率化

FAXの電子送信システム「クラウドFAX」の導入で、システム運用業務、帳票郵送業務を大幅に効率化した事例を紹介します。

株式会社大水様は、大阪市福島区に本社を構える水産物卸会社です。個人の漁業者、大手食品メーカー、輸入商社など多岐の取引先を有しており、業務において多種多様な帳票を扱ってきました。さらに、会社の合併により納品伝票や仕切書、送金案内書などの帳票書類のFAX送信量が増大したことから、スピードアップを図るべくコクヨの電子帳票配信システム「＠Tovas」を導入されました。

「@Tovas」の導入により、クラウドFAXへ切り替えたことで、送信スピードが大幅にアップしています。9割の相手先への郵送をFAX送信に切り替え、業務量の削減にも成功しました。

▼導入事例【株式会社大水様】
「クラウドFAX」の導入で、システム運用業務、帳票郵送業務を大幅に効率化

まとめ

FAXを送付する際に添える送付状には、送信先の宛名や送信元の情報、送信年月日、あいさつ文、送信枚数、送付内容などを記載することが一般的です。あらかじめテンプレートを用意しておけば、必要な項目を入力するだけで作成できるので、用意しておくと良いでしょう。

書類の送付を効率化したい場合は、電子化をするのがおすすめです。電話回線を使う場合と比べ、費用が節約できるというメリットもあります。より効率化をしたい場合は、クラウドサービスの利用も検討しましょう。

コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、請求書や納品書などの帳票書類を電子化して送付できるクラウドサービスです。従来のFAXよりも送信スピードが格段に速く、ペーパーレス化も実現できます。帳票書類の送付にかかる業務負担を軽減できるため、ぜひご利用ください。

@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）