経理DXで改善できる事例とは？推進する上での注意点と導入までの3ステップを解説

DX推進の流れを受け、経理業務を効率化しようと考えている企業は少なくありません。経理部門を効率化することによって、コスト削減や働き方改革など会社の抱える課題が解決する可能性もあります。DXにより作業時間がかかっていた業務もスムーズに進められるようになるでしょう。

今回は、経理DXについて改善できる事例や導入までのステップ、推進する上での注意点などを解説します。経理業務のDX化を進める際の流れが把握できるので、ぜひ参考にしてください。

ご利用件数6,000件以上！コクヨの@Tovasは帳票発行業務の改善・効率化・コスト削減を実現！

経理業務におけるDXとは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を取り入れることで事業運営などのビジネス活動を根本から改革することを指します。意思決定のスピードアップの他、最終的には事業からもたらされる企業利益や顧客満足度の向上を目指す取り組みです。

DXによって見込まれるメリットの中には、日々の業務の効率化も含まれます。経理部門でも紙ベースの作業や手作業、チェック作業などが発生するケースがありますが、うまくDXを進めていくことでこうした業務の負担を軽減できる可能性があります。

経理部門にDXが求められる背景

DXは一部の部署だけでなく会社やひいては経済活動全体に関わる変革運動です。経理部門においても同様で、DXに対応すべきさまざまな理由が存在します。以下で詳しく確認しましょう。

2025年の崖への対応

2025年の崖とは、現在の技術的課題を克服できなかった場合に予想される機会損失・経済損失を指します。経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」の中で述べた内容で、多くの企業が抱いていたデジタル技術に対する漠然とした不安感を具体化したものとして一気に注目を集めました。

現在、デジタル技術はビジネスの維持と発展に欠かせないものとなっています。しかし各技術間に普遍性が欠けていることや慢性的な人材不足により、2025年を境に世界的な技術競争から遅れてしまう危険性が指摘されています。DXを進め2025年の崖を乗り越えるには、既存システムが抱える課題を解消することが重要とされています。

※参考：経済産業省 .「DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～ 」

人材不足への対応

2025年の崖を引き起こす要因の一つとして、正しい知識を習得・運用できるIT人材の不足が挙げられます。適切な技術を保守、発展させていくには、十分に習熟した人材が欠かせません。しかし現在は業務内容を把握している人が限られ、属人化してしまった技術がうまく世代交代できない中小企業も多く見られます。

適切な人材不足と技術の属人化に伴う業務の停滞は経理部門においても大きな課題です。DXを適切に進めて誰もが安全に、簡単に使えるツールを普及させることで、こうした人材不足にも対応できると期待されています。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の改正に伴い、今後は電子取引の履歴を特定の形式で保存しなければなりません。例えば、データで送られた請求書などは紙媒体ではなくデータのままでの管理が求められます。ツール導入やルールを制定することで適切な管理体制を整える必要があるでしょう。

また紙で届いた帳票書類も適切な要項を満たせば電子データで保存ができます。紙とデータが混在していると管理の手順が複雑になることから、保存形式をデータに一元化しようという動きも生まれています。こうした背景から、経理部門でもDXを通じた管理体制の見直しが今後重要となるでしょう。

インボイス制度への対応

インボイス制度とは、消費税の仕入税控除に関する新しい税制度です。従来は小規模事業者が益税として受け取っていた部分を見直し、税金として納付させるために制定されました。2023年10月からの開始に合わせ、売り手・買い手のどちらも対応しなければいけない事項があります。

インボイス制度下では、経理は請求書を適格請求書とそれ以外に分けて管理しなければなりません。従来は一元化できていたものを新しく区別することから、業務にかかる負担が重くなると予想されています。この増えた負担分を損失につなげないためにも、ツールなどを活用して効率的なワークフローを組む必要があるでしょう。

DX推進により得られるメリット

DXを適切なレベルで進めることにより、経理業務においてもさまざまなメリットが得られます。一つひとつの業務改善が最終的に2025年の崖の回避につながるでしょう。

コスト削減

DXにおいてデジタル化はあくまでも一つの手段です。デジタル技術の活用を通じ、業務体制や社会への取り組み方そのものを変えていくことが最終目標となります。そしてデジタル技術の導入による最もシンプルなメリットは各種の人的・物的コストの削減でしょう。

経理部門で言えばペーパーレス化の実現による印刷代・郵送代などの経費削減が挙げられます。またフールプルーフ（人的ミスの予防機能）によって操作のトラブルが減り、時間的コストや人件費の縮小にもつながります。

属人化の解消

経理は高い専門性に裏打ちされた分野です。誰にでもできる業務ではありません。特に中小企業においては少数の担当者が円滑な業務を支えているケースも少なくないでしょう。

こうした経理業務の属人化や、それに伴う時期ごとの業務負担のムラは以前から課題としてしてきされていました。システムを活用することでノウハウや負荷を分散し、担当者以外でも円滑に業務が進められるのではないかと期待されています。

コア業務への集中

「請求書の発行」や「経費精算」など直接的な利益に関与しないノンコア業務は効率化の優先度が低く見られがちです。しかし会社の経営には欠かせない業務であることから、気づけば業務全体において足を引っ張ってしまう懸念もあります。

デジタル化を通じてノンコア業務の効率化を進めると、空いた時間でコア業務により集中できます。予算管理や決算業務、業績管理といった業務を早期に進められれば、今まで以上に迅速な経営判断も可能になるでしょう。

働き方改革の推進

DXのためにデジタル化を進めると、働き方のスタイルそのものを変えられるでしょう。例えばテレワークの実現はデジタル化に伴う典型的な働き方改革です。ペーパーレス化によって遠隔地でも書類整理ができるようになったり、承認印の廃止により意思決定が迅速になったりするでしょう。

また繁忙期の業務を効率化できる点も魅力の一つです。残業が減ることにより労働環境が改善される他、経営面で言えば残業代・人的コストの削減も見込めます。

SDGsへの貢献

SDGsとは日本語に訳すと持続可能な開発目標のことで、限りある地球資源を保全するために国連サミットが提示した活動指針を指します。デジタル化を通じた紙資源・水資源の節約は、SDGsの目標達成にも貢献できるでしょう。

デジタル化やDX化は具体的に以下の目標に関係しています。

・目標12「つくる責任 つかう責任」
・目標13「気候変動に具体的な対策を」
・目標15「陸の豊かさも守ろう」

昨今は地球環境問題に対する意思や取り組み方が企業の評価を左右します。DXの推進はこうした社会的な活動にも関わっています。

経営状況の可視化

DX化の最終目標はデジタル技術による業務の効率化ではなく、業務全体の抜本的な改革です。改革のためには社内外のさまざまな情報を収集し、分析する必要があるでしょう。経営に関わる情報や業務の改善点を具体的な数値として集めることで、より客観的な判断が下せるようになります。

また社内の細かな状況も同様に可視化できるでしょう。各社員や部署の目標を具体化することで、将来のビジョンをよりはっきりと共有できるようになります。

経理DXで改善できる主な業務の事例

DXを目標としてデジタル化を進めると、より手軽に・簡単に業務が進められると言われています。では具体的にはどのような点が改善されるのでしょうか。以下で詳しく確認しましょう。

請求書の発行

事業が大きくなればなるほど請求書の業務は経理の大きな負担となります。取引先の希望に沿った形式で請求書を作成・郵送やFAX、メールなどあらゆる手段で送付するとなると、発送までの段階でかなりの手間がかかるでしょう。また受け取った請求書も適切な形式で保管しなければならないため、保存場所の確保も課題となります。

こうした物理的な手間を軽減するにはデータでのやり取りが最適です。帳票発行システムを導入すれば、請求書の作成から送付までをWeb上で完結できます。印鑑が必要な場合も直接持って行ったり記入を待ったりする必要がないため、発送までの準備時間も短縮できるでしょう。

請求書を受け取った際も同様です。データのまま保存すれば印刷とファイリングの手間がかからず、スペースも取らずに済みます。

受注や仕入れなどの集計

受注や仕入れなどの発注管理はすでにExcelなどのデジタルデータで管理しているところも少なくありません。しかしその時々の担当者がカスタマイズを重ねたことで独自化が進み、結果として後任者や他社のシステムとのすり合わせに時間がかかってしまうおそれがあります。

こうした属人化や、ガラパゴス化が進んだことによる保守の手間は2025年の崖問題でもすでに指摘されています。そこで会計ソフトを導入するのはいかがでしょうか。習熟にかかる手間を減らせるだけでなく他社が希望する要件にも沿いやすくなり、結果的に維持管理にかかるコストも削減できます。

会計ソフトでは仕入れや売上などのデータを勘定科目ごとに仕分けし集計できることはもちろん、集計した勘定科目を資産・負債・資本などに分類して試算表を作成できます。迅速な経営判断にも役立つでしょう。

経費精算

経費精算は経理の代表的な業務です。この業務も、経費精算システムを導入することで効率化や負担軽減が見込めます。

例えば、経費精算の申請者がシステムに必要な情報をそのまま打ち込める点は大きなメリットと言えるでしょう。経理が行う手間が減ると同時に、申請から受理までのプロセスもショートカットできます。

また電子帳簿保存法に対応したシステムであれば領収書もデータのまま保存できます。会計システムが連動していればデータの転記も簡単なため、打ち直しの二度手間も不要です。セキュリティの確保や使用マニュアルの作成など紙での管理にはなかった手間はかかるため、自社にあったシステムを導入することが肝心です。

給与計算

給与計算は社員の暮らしに直結する重大な業務であると同時に、勤務時間・社会保険料・各種控除など考慮すべき内容が多く煩雑な計算を要求されます。経理にとってはなかなか負担が重い業務でしょう。給与計算システムであれば勤怠情報や人事労務に関する情報を自動で反映し、ミスのない給与額を算出できます。

また給与計算だけでなく明細書の配布や実際の振り込みまでシステム上で完結することも可能です。手計算の代用ではなく、給与に関わる業務の根本から変わるということを把握しましょう。

注意点として、真に効率化を目指すなら勤怠管理システムや経費管理システムといった他のものと連携が取れている必要があります。一つひとつをバラバラに検討するのではなく、全社規模で足並みをそろえることが大切です。

決算業務

決算に向けて損益計算書や貸借対照表を作成することも経理の大切な業務の一つです。しかし決算業務は会社全体に散らばったさまざまな書類を集めなければいけないため、従来であればどうしても作成準備に時間がかかりました。作成後も十分な時間が確保できず、せっかくの決算書を元に今後の経営判断を下せないケースも多々ありました。

経理DXを推進すると、まず各部署が持っている書類を簡単に集約することができます。さらに決算書の作成そのものもソフトのガイダンスに従えば進められるため、作業後のゆとりも確保しやすくなるでしょう。

さらに経理DXを進めれば、書類を各部署に分散するのではなく最初からクラウドに集めておくことも可能です。これにより経営状況をリアルタイムで確認できる他、今後の方針もよりスムーズに策定できるでしょう。

経理DX導入までの3つのステップ

経理のDX化は一朝一夕には進みません。全社を巻き込む業務改革ですので、一つひとつ確実にテンポよく進める必要があるでしょう。具体的な手順を以下で確認します。

1.業務の棚卸をする

経理部門においてDXを推進するためには、まずは業務を言語化して全体像を把握する必要があります。便利だからといってすべてをデジタルすると、分野によっては逆に手間が増えてしまう恐れがあります。まずは洗い出しと棚卸を徹底し、人がやるべき業務とデジタルツールに任せるべき部分を区別しましょう。

DXの対象としてよく挙げられる業務は以下の3種類です。

・作業に時間がかかる業務
・ミスが発生しやすい業務
・完遂までに手間がかかる業務

第一に、手間がかかる個人作業を簡略化できないか検討します。先に述べた給与計算などは条件が多く時間がかかるでしょう。次に細かい数字が多いなどの理由で人的ミスが発生しやすい業務は、フールプルーフのあるデジタル入力に移行した方がミスを減らすことができます。最後にチェックに関わる者が多く完遂までのステップが多い業務を伝達しやすいデジタルに置き換えます。

こうしたデジタル化はデータでのやり取りが欠かせません。請求書や納品書、領収書などのペーパーレス化はもちろん、データで作成した書類をそのまま保管したり紙での書類をスキャンしたりといった手順を踏みましょう。このとき、電子帳簿保存法の規定を順守するよう意識してください。

2.スモールスタートから始める

DXは事業の進め方そのものも内包するため、すべてを一度に進めれば混乱が生まれ結果的にうまく意向が進みません。まずは一部署や一事業など、小さな部分からコツコツと成功体験やノウハウを積み重ねましょう。勝手がつかめれば次回は別の業務や別の部署などより大きな規模に広げることも可能です。インボイス制度など気持ちが急く要素は多いですが、まずは足固めを意識しましょう。

経理で言えば、手動で行っていた紙ベースの業務の意向が第一です。入力や転記などの件数が多く細かなミスの誘発しやすい分野がねらい目です。例えばOCRなどを活用すれば伝票情報の入力を自動化できるでしょう。

他にも、入力した会計を自動で仕訳するシステムも要注目です。RPA（ロボットによる業務自動化）を導入すれば、定型業務やシンプルなデータ処理を自動化できます。人力で行うべき業務と機械に任せられる業務を区別することはヒューマンエラーの防止にもつながります。小さな部分から経験を重ねていきましょう。

3.成功事例を横展開・拡大していく

DXの最終目標はデジタル化を通じた業務に対する考え方・進め方の改変です。まずは上記で挙げたように小さな部分から始め、社内でもDXのメリットやデメリットを共有できるようになれば、目標に近づくためのさらなる展開も可能となるでしょう。

DX化を経理から始めたのであれば、例えば帳票の記入や経費の申請など身近な業務を通じてデジタル化のメリットを伝えます。そして、より深い進度でDXを進めるには社員一人ひとりが考え方を改める必要があると発信しましょう。例えば、ワークフローシステムの導入による経費申請・承認の簡略化とそれに伴うメリットなどです。経理部門だけでなく営業部や総務部とも連携し、従来の業務プロセスの見直しを進めましょう。

個々のシステムを連携させれば収集できるデータの量は飛躍的に伸びるでしょう。勤怠管理システムと給与システムが連携すれば自動で算出できる内容がより増えるはずです。こうした複数のシステムに登録されているデータをAPI連携させることで、事務処理にかかる工数を減らすことができます。ERP（企業リソースの一元管理システム）を導入すれば即時連携も不可能ではありません。

経理DXに役立つ主なツール

経理のDX化には各種ツールの導入が欠かせません。各ツールの特徴や導入にかかる予算・工数を鑑み、自社に最も適したものを選びましょう。

ワークフローシステム

ワークフローとは業務における一連の手続きを指します。従来であれば物理的な書類を直接受け渡しすることも多くありましたが、紙書類の作成や認証に時間がかかることが課題でした。

ワークフローシステムを導入すれば申請から承認までオンライン上で完結できます。テレワーク下であっても滞りなく意思決定ができる他、経費精算や稟議書の決済なども並行して行えます。

クラウド会計システム

クラウド会計ソフトとは、会社のお金を記録・管理する会計ソフトの中でもオンライン上でデータをやりとりするソフトです。従来はインストール型のソフトが主流でしたが、テレワークの推進により遠隔地でも使用できるクラウド型のソフトが急激にシェアを伸ばしています。

クラウド会計ソフトは帳票の記録・仕訳などの基本的な業務を効率化するために有効です。またシステムによってクレジットカードの利用明細を自動で取り込む機能やPOSレジとの連携機能などさまざまな特徴があります。自社の要望や運用方針に合うものを選びましょう。

電子帳票システム

電子帳票システムとは、請求書や納品書などの帳票類をオンラインで発行または受け取りができるシステムです。紙でやり取りする場合は送付に関わる人的コストや誤送付のリスク、相手先に届くまでの待ち時間などが発生しましたが、システムが発行担当者の代わりに帳票を送付してくれることでこうしたロスを減らせます。

電子帳簿保存法下でも引き続き紙の書類をやり取りすることは可能ですが、データ化の障壁が下がったことで電子化に乗り出す企業は今後も増加するでしょう。電子帳票システムを早期に導入し、今のうちから操作に慣れておくことも大切です。

経理DXを推進する上での注意点

DX化は経理だけの課題ではありません。デジタル化も含めて全社的な改革を進めていくにあたり、以下のような点に注意しましょう。

他部門との連携

DXの達成には他部門からの理解と支援が欠かせません。他部署からの協力がなければ結局経理のみの効率化しか達成できず、根本的な改善には至らないためです。新しいワークフローやシステムを真に生かすには密な連携と目標の共有が欠かせません。

スモールステップで成功を収められたら、次は会社全体にシステムを導入することも一つの手です。このとき、単なるデジタル化に終始しないようシステムの使い方だけでなく導入の意図についても事前に共有できることが望ましいでしょう。

IT人材の確保

IT人材の不足は経済産業省からも喫緊の課題として指摘されています。DX化の真意を理解し、他社員に伝えられる人材がいなければDXの達成は難しいでしょう。こうした人材にはIT分野の知識はもちろん、ビジネスデザインやマネジメントの理解も求められます。

中途採用で人材を確保することも考えられますが、前述した理由により適切な人材が転職市場に流入することはあまり期待できません。長期的な変革を見据え、社内でも人材登用や育成を進める必要があります。

従業員の育成

従業員の育成はIT人材にとどまりません。DXを通じて会社全体を改革するには、現在勤めている従業員の意識も変えていく必要があります。用いるシステムの使い方や活用方法はもちろん、デジタル技術に対するリテラシーやセキュリティ意識も欠かせません。

リテラシーの向上は特に中堅層以上の社員で課題となるでしょう。各人に合わせた適切な研修や教育を進め、スムーズなDX化を目指しましょう。

まとめ

DXとそれに伴うデジタル化は経理業務を効率化し、人材不足や属人化の解消、働き方改革の推進、ペーパーレスの推進などさまざまなメリットが考えられます。経理部門の業務で言えば請求書の発行やデータ集計、経費精算などの簡易化が見込めるでしょう。システムの導入や他部門との連携、人材の採用・育成などが必要ですので、留意しましょう。

コクヨの電子帳票配信システム『@Tovas』は、帳票書類を電子化してWeb上での送信できるため、経理DXの推進に役立ちます。帳票書類の発行や送付をデータで行えるようになるため便利です。郵送やFAXでの送信もできるため、取引先に応じて送付方法を選べます。またアーカイブ機能オプションが送信者側の電子帳簿保存法に対応しているため書類の保管にも有効です。経理DXの実現に向けて、ぜひ導入をご検討ください。

@Tovasマーケティング担当（コクヨ株式会社）